Det mesta arbetet sker numera vid datorn, och det är där chefer letar efter svar när de vill förstå hur tiden används, om data är säkra eller varför ett projekt fortsätter att dra ut på tiden. Ett program för övervakning av anställda kan besvara de frågorna – eller skapa nya problem om det införs utan ett tydligt syfte, en policy och ett ärligt samtal med teamet.
I den här guiden går vi igenom vad du kan följa upp på företagets datorer, vad som gäller i Sverige enligt GDPR, IMY:s vägledning och MBL, och en process i sex steg för att införa övervakning som medarbetarna förstår och accepterar.
Vad du kan övervaka på en arbetsdator
Övervakningsverktyg samlar in väldigt olika typer av data. Ju mer detaljerade uppgifterna är, desto starkare skäl behöver du för att samla in dem.
| Vad som registreras | Vad det visar | Typisk användning | Påverkan på integriteten |
|---|---|---|---|
| Arbetstid, aktiv och inaktiv tid | När medarbetarna börjar, slutar och tar pauser | Närvaro, tidrapporter, arbetsbelastning | Låg |
| Program och webbplatser | Vilka program och webbplatser som används och hur länge | Produktivitetstrender, programlicenser | Medel |
| Skärmbilder | Ögonblicksbilder av skärmen med jämna mellanrum | Kontroll av pågående arbete, lösa tvister | Hög |
| Livevisning och inspelning av skärmen | Skärmen i realtid eller som video | Utbildning, support, utredningar | Hög |
| Tangenttryckningar | Allt som skrivs, även privata meddelanden | Sällan motiverat utanför säkerhetsutredningar | Mycket hög |
| Filer, USB och e-post (DLP) | Data som lämnar företaget | Skydd av konfidentiell information | Medel till hög |
Är det lagligt att övervaka anställdas datorer?
I de flesta länder ja – på företagets enheter, av ett berättigat verksamhetsskäl och med informerade medarbetare. Detaljerna skiljer sig åt mellan länder.
- Att övervaka anställdas privata enheter eller konton utan en tydlig överenskommelse
- Hemlig övervakning ”för säkerhets skull”
- Att samla in mer än det angivna syftet kräver, till exempel tangenttryckningar för tidsregistrering
- Att spara inspelningar hur länge som helst eller ge alla tillgång till dem
Det här är en allmän översikt och ersätter inte juridisk rådgivning. Reglerna ändras, så stäm av de aktuella kraven med en sakkunnig jurist.
Så övervakar du anställdas datorer: 6 steg
1. Bestäm vilket problem du vill lösa
”Se vad folk gör hela dagen” är inget mål. ”Förstå varför supportärenden tar längre tid på eftermiddagen” eller ”se till att kunddata inte lämnar företaget på USB-minnen” är det. Ett tydligt mål visar vad du ska följa upp – och vad du ska låta bli.
2. Kontrollera reglerna där dina anställda arbetar
Använd översikten ovan som utgångspunkt och gå igenom IMY:s krav och en eventuell förhandlingsskyldighet enligt MBL. Medarbetare som arbetar på distans från ett annat land kan omfattas av reglerna där, och de kan skilja sig från reglerna vid huvudkontoret.
3. Skriv en övervakningspolicy
Håll den kort och konkret:
4. Informera teamet innan du börjar
Dela policyn skriftligt, låt medarbetarna bekräfta att de har tagit del av den och förklara skälen ansikte mot ansikte. Har du kollektivavtal ska du förhandla med facket innan du fattar beslutet. Människor accepterar övervakning mycket lättare när de känner till gränserna. Läs vår guide om hur du informerar anställda om övervakning.
5. Börja med den minst ingripande inställningen
Börja med arbetstid, aktiv tid och kategorier av program och webbplatser. Lägg bara till skärmbilder eller skärminspelning för roller eller situationer där du kan motivera behovet – täta automatiska skärmbilder hela arbetsdagen är svåra att försvara. Kör en kort pilot med ett team och justera innan du inför övervakningen i hela företaget.
6. Använd data för att förbättra processer, inte för att kontrollera människor
Titta först på trender i teamet: överbelastade roller, verktyg som bromsar arbetet, möten som äter upp eftermiddagen. Diskutera individuella data enskilt och ge medarbetarna tillgång till sina egna rapporter. Övervakning som leder till en bättre arbetsbelastning bygger förtroende; övervakning som bara används för att sätta dit folk förstör det.
Så väljer du program för datorövervakning
Leta efter ett verktyg som passar ditt mål, inte det med längst funktionslista. För de flesta små och medelstora företag är det här det viktigaste:
CleverControl
Vårt eget verktyg kombinerar tids- och närvaroregistrering med tydlig insyn i hur företagets datorer används – program, webbplatser, aktiv och inaktiv tid, skärmbilder och livevisning av skärmen – i en samlad webbpanel för team på kontoret, på distans och i hybridform.
- Produktivitetsuppföljning och datoraktivitet i ett verktyg
- Blockering av webbplatser och samlade rapporter
- Prissätts per enhet – smidigt för delade datorer
- Saknar inbyggd lönehantering, fakturering och projektfakturering
- Liveövervakning och skärminspelning kräver Pro-planen
Priser: Standard från 5,30 USD per dator och månad med en 12-månadersplan för fem datorer; 20 % rabatt från 30 datorer och 30 % från 100. Se aktuella priser.
Andra alternativ som är bra att känna till
Fullständiga jämförelser sida vid sida hittar du i vår guide till de bästa programmen för övervakning av anställda och bland våra val för småföretag.
Vanliga misstag att undvika
Sammanfattning
Informera medarbetarna skriftligt om vad som registreras, varför och vem som ser det.
Samla in så lite data som behövs för att besvara din fråga.
Använd resultaten för att förbättra arbetsbelastning och processer, inte för att detaljstyra.
Vill du veta mer om var gränsen går? Läs om de etiska gränserna för övervakning av anställda.
Vill du testa? Ladda ner CleverControl och kör en pilot med ett team.
