CleverControl der Mitarbeiterproduktivität
Überwachung der Mitarbeiter
CleverControl zielt darauf ab, allumfassende Berichte über den täglichen Arbeitsablauf Ihres Teams zu sammeln. Die Analyse dieser Informationen ermöglicht es Ihnen, den üblichen Arbeitsablauf im Büro zu untersuchen, erfolgreiche und ineffektive Muster zu erkennen und Wege zur Verbesserung zu finden. Außerdem sind Funktionen wie die Druckerkontrolle hilfreiche Werkzeuge, um den Überblick über die Unternehmensressourcen zu behalten. Ein weiterer Vorteil der Personalüberwachung am Arbeitsplatz ist, dass Sie ineffiziente Teammitglieder aufdecken können, die ihre Arbeitszeit mit unproduktiven Tätigkeiten verschwenden. Auch extrem fleißige Mitarbeiter verdienen besondere Aufmerksamkeit, da ein konstant hohes Arbeitspensum zu einem hohen Burnout-Risiko führt. Mit CleverControl können Sie Ihrem Team helfen, die Work-Life-Balance zu halten und Ihr Team zum Erfolg zu führen.
Erkennung von Gesichtern
Das Programm nutzt die Webcam des Computers, um alle vor dem Computer sitzenden Mitarbeiter zu erkennen und einen Bericht über sie zu erstellen. Dank der Gesichtserkennung können Sie die Anwesenheit jedes Mitarbeiters leicht kontrollieren und Mitarbeiter aufspüren, die ihre fehlenden Kollegen verdecken, indem sie Aktivitäten auf deren Geräten imitieren. Ein weiterer Vorteil der Gesichtserkennung besteht darin, dass sie zur Erhöhung der Sicherheit beiträgt - Sie wissen immer, wer auf den Computer zugreift, auf dem sensible Informationen gespeichert sind. Verfolgen Sie die Anwesenheit der Mitarbeiter am Arbeitsplatz und decken Sie Mitarbeiter auf, die unbefugten Zugriff auf den Computer hatten.
Keylogging
Die meisten Büroarbeiten erfordern das Tippen, wie z.B. das Ausfüllen von Finanztabellen, das Versenden von E-Mails oder die Besprechung des neuen Projekts mit dem Team im Gruppenchat. CleverControl zeichnet alle Tastenanschläge auf, auch die gelöschten. Erkennen Sie diejenigen, die den ganzen Tag chatten, ohne etwas zu tun. Das Programm kann auch helfen, Insider-Bedrohungen oder Informationslecks zu verhindern.
Screenshots
Wenn Sie visuelle Berichte bevorzugen, können Sie mit der Funktion "Screenshots" eine vollständige Zusammenfassung des Tages in Bildern erstellen. Das Programm macht Schnappschüsse vom Bildschirm, wenn der Mitarbeiter das aktive Fenster wechselt, eine Website aufruft oder etwas in die Zwischenablage kopiert. Anhand dieser Screenshots können Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter immer in den Arbeitsprozess eingebunden sind, und überprüfen, wie jedes Teammitglied seine Arbeitszeit nutzt.
Verfolgung der Internetnutzung
Die Beobachtung der Internetnutzung von Mitarbeitern kann die wertvollste Quelle für Informationen über ihren Arbeitstag sein. Stellen Sie fest, wie oft sie arbeitsbezogene Websites nutzen, nach welchen Informationen sie suchen und wie oft sie durch soziale Medien, Unterhaltungs- oder Shopping-Websites abgelenkt werden. Kontrollieren Sie Ablenkungen, indem Sie unproduktive Websites nach Kategorien, URLs oder Schlüsselwörtern sperren oder nur eine begrenzte Anzahl von zugelassenen Websites zulassen. Ermitteln Sie anhand der gesuchten Informationen, ob Ihr Team zusätzliche Schulungen benötigt.
Soziale Medien und Chats können mehr als 30 % der Arbeitszeit rauben. Obwohl sie ein klares Zeichen für Unproduktivität sind, können sie auch ein unauffälliges Zeichen für Stress oder Burnout sein. Machen Sie detaillierte Aufzeichnungen und Screenshots von ein- und ausgehenden Nachrichten, Beiträgen, besuchten Seiten und Communities. Schränken Sie unproduktive Tätigkeiten ein, um Zeit für wichtige Aufgaben zu gewinnen und ein engagierteres und gesünderes Arbeitsumfeld zu schaffen.
Anwendungen Aktivität
Gibt es eine Anwendung, mit der Ihr Team die meiste Zeit verbringen soll? Mit CleverControl können Sie überprüfen, ob dies tatsächlich der Fall ist. Sehen Sie alle installierten Programme auf den Computern und wie viel Zeit sie während der Arbeitszeit laufen. Sparen Sie Lizenzen für Software, die Ihr Team nicht nutzt. Überwachen Sie neu installierte Anwendungen, um unerwünschte Aktivitäten zu vermeiden.
Verfolgung von Druckeraufgaben
Die Nutzung von Unternehmensressourcen für persönliche Zwecke ist unter den Mitarbeitern durchaus üblich. Während einige persönliche Dokumente ausdrucken, um die Kosten für den Druckservice zu sparen, könnten andere etwas Schlimmeres tun, z. B. vertrauliche Informationen ohne Genehmigung drucken. Erhalten Sie eine vollständige Liste der Druckernutzung mit Uhrzeit und Name des Druckvorgangs. Verhindern Sie den Verlust von Unternehmensdaten und kontrollieren Sie die Nutzung von Unternehmensressourcen.
Überwachung von externen Speichergeräten
Die Überwachung von externen Speichergeräten ist eine weitere Möglichkeit, um den Verlust von Unternehmensinformationen oder den Missbrauch von Ressourcen zu verhindern. Clever Сontrol zeichnet auf, welche Geräte sich mit dem Computer verbinden und die Zeit der Verbindung. In Kombination mit Screenshots können Sie anhand dieser Informationen feststellen, wer Dateien vom Firmencomputer kopiert oder ihn für persönliche Zwecke verwendet.
Live-Bildschirm und Webcam-Übertragung
Die Echtzeit-Überwachung ist ideal, wenn Sie überprüfen müssen, was Ihr Team gerade tut. Vermeiden Sie unnötige Spannungen, indem Sie hinter den Kulissen arbeiten, und sehen Sie sich stattdessen die Bildschirme live und bequem von Ihrem Büro aus an. Sehen Sie, wie gut und schnell Ihre Mitarbeiter ihre Aufgaben erledigen, und unterstützen Sie neue Mitarbeiter, die zu Beginn Hilfe und Anleitung benötigen.Außerdem bietet CleverControl eine Live-Übertragung von Webcams, die an Firmencomputer angeschlossen sind. Diese Funktion kann helfen, bei der Videoüberwachung in kleinen Büros zu sparen.
Bildschirm-, Webcam- und Tonaufnahmen
Das Anschauen der Live-Übertragung kann zeitaufwändig und unbequem sein, vor allem, wenn Sie nicht im Büro sind. Zeichnen Sie die Bildschirme der Computer den ganzen Tag über auf und sehen Sie sich die Aufzeichnungen an, wann immer es für Sie bequem ist. Wählen Sie die Zeiträume aus, in denen Sie die Aufzeichnungen sehen möchten, und beschleunigen Sie die Wiedergabe, um Zeit zu sparen. Machen Sie Video- und Tonaufnahmen von Webcams, die mit den Computern des Teams verbunden sind, um zu sehen, was in Ihrem Büro passiert. Holen Sie sich die Beweise bei der Untersuchung von internen Vorfällen.
Arbeitszeiterfassung
CleverControl kann als einfaches und bequemes System zur Überwachung der Anwesenheit von Mitarbeitern dienen. Es sammelt automatisch Berichte darüber, wann die Teammitglieder ihren Arbeitstag beginnen und beenden, wie viel Zeit sie mit der Arbeit verbringen oder mit einer Tasse Kaffee im Büro herumlungern. Kontrollieren Sie die Anwesenheit und verstehen Sie die Arbeitsgewohnheiten Ihrer Mitarbeiter, um einen produktiveren und zufriedeneren Arbeitsplatz zu schaffen.
Stündliche Verfolgung
Manuelles Ein- und Ausstempeln kann ungenau und unzuverlässig sein. Stattdessen verfolgt CleverControl die Arbeitszeiten der Mitarbeiter, indem es aufzeichnet, wann die Person den Computer ein- und ausschaltet. Finden Sie heraus, wer immer zu spät kommt oder sich vor Ende des Arbeitstages aus dem Büro schleicht. Kümmern Sie sich um die Gesundheit Ihres Teams - decken Sie diejenigen auf, die ständig überarbeiten und ihre Aufgaben optimieren.
Aufzeichnungen der Inaktivitätszeit
Pausen sind wichtig, denn sie ermöglichen es Ihrem Team, sich zu erfrischen und möglicherweise neue Ideen zu entwickeln. Sehen Sie, wer sein Privileg überstrapaziert und zu viele Kaffee- oder Rauchpausen macht. Das Programm dient zur Erfassung der Produktivitätszeiten und zeichnet die Zeiten der Inaktivität auf, die das festgelegte Limit überschreiten. Sie erhalten Berichte über die gesamte Leerlaufzeit während des Tages für jedes Teammitglied.
Anwesenheitskontrolle
Sie werden vielleicht nie erfahren, dass Ihre Mitarbeiter wiederholt gegen die Bürodisziplin verstoßen. Andererseits kann es sein, dass ein übermäßig verantwortungsbewusster Mitarbeiter Ihnen nie mitteilt, dass sein Arbeitspensum zu hoch ist. Dank der Funktionen zur Stundenverfolgung, Aufzeichnung und Live-Überwachung können Sie jederzeit sehen, wer zu spät kommt oder abwesend ist oder wer am Wochenende arbeitet, um zu knappe Fristen einzuhalten. Erkennen Sie die gewohnheitsmäßigen Faulenzer und Teammitglieder, die mit ihrer Arbeitsbelastung überfordert sind, gleichen Sie die Aufgaben aus und sorgen Sie für einen stabilen und gesunden Arbeitsablauf.
Fernzugriff auf Statistiken über die Tätigkeit der Mitarbeiter
Mit der Cloud-Mitarbeiterüberwachung können Sie die Leistung verfolgen, egal wo Sie sich befinden. Solange Sie ein mobiles Gerät oder einen Computer zur Hand haben, können Sie den Arbeitsablauf mit Hilfe von informativen Statistikdiagrammen auf einen Blick kontrollieren und bewerten.
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Bewertung der gesamten aktiven Zeit
CleverControl analysiert automatisch die gesammelten Informationen und erstellt grafische Darstellungen der gesamten aktiven und inaktiven Zeit für jedes Mitglied und das gesamte Team nach Tag, Woche, Monat oder einem beliebigen Zeitraum. Es zeigt auch Ab- und Zunahmen in der Aktivitätszeit für das Team auf. Verfolgen Sie die Produktivität der Mitarbeiter, bewerten Sie die Arbeitsdisziplin auf einen Blick und ergreifen Sie Maßnahmen zur Verbesserung.
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Aufzeichnungen der meistgenutzten Anwendungen und Websites
Wenn Sie keine Zeit haben, die gesammelten Rohdaten zu untersuchen, können Sie dies mit praktischen Statistikdiagrammen tun. Sehen Sie, welche Apps und Kategorien von Websites die Mitarbeiter am häufigsten nutzen, wie viel Zeit sie damit verbringen und wie sich dieser Wert über verschiedene Zeiträume verändert. Verschaffen Sie sich einen unmittelbaren Einblick in den Arbeitsprozess und erkennen Sie anhand der Statistiken den Bedarf an Schulungen.
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Spotlight auf die Nutzung von sozialen Netzwerken und Messengern
Nehmen Sie Ablenkungen sofort wahr und ergreifen Sie Maßnahmen, um sie zu minimieren. Die Statistik zeigt, wie viel Zeit das Team in sozialen Netzwerken und Messengern verbringt und wie sich dieser Anteil verändert. Eine Einschränkung der Nutzung kann nicht nur die Produktivität, sondern auch die Atmosphäre im Büro verbessern. Wenn die Einzelheiten des Projekts von Angesicht zu Angesicht besprochen werden, wächst der Zusammenhalt im Team. Es trägt auch dazu bei, einen engagierteren und inspirierenderen Arbeitsplatz zu schaffen.
Leitfaden zur Mitarbeiterüberwachung
Was ist Mitarbeiterüberwachung?
Unter Mitarbeiterüberwachung versteht man das Sammeln von Informationen über die Aktivitäten des Personals am Arbeitsplatz mit Hilfe verschiedener Methoden: von der Computerüberwachung bis zur Videoüberwachung. Die Hauptziele einer solchen Überwachung sind die Verbesserung der Produktivität, die Kontrolle der Unternehmensressourcen und die Vermeidung von Datenverlusten und inakzeptablem Verhalten.
Untersuchungen der International Data Corp (IDC) zeigen, dass Arbeitnehmer bis zu 40 % der Internet-Zugangszeit am Arbeitsplatz für persönliche Zwecke verwenden. Die größten Zeitfresser sind soziale Netzwerke und Shopping-Websites. Rund 60 % der Online-Einkäufe erfolgen während der Arbeitszeit. Laut einer Studie von Bambu by Sprout Social geben etwa 70 % der Arbeitnehmer zu, dass sie während der Arbeit regelmäßig ihre sozialen Medien abrufen. Insgesamt kann der jährliche Produktivitätsverlust bis zu 40 % betragen. Eine weitere Sorge ist der Verlust von Unternehmensdaten. Nach Angaben von IDC haben 20-30 % der Mitarbeiter E-Mails mit Geschäftsgeheimnissen, geistigem Eigentum oder anderen sensiblen Informationen nach außen versandt.
Die Überwachung der Mitarbeiter ist eine gute Möglichkeit, die Nutzung der Unternehmensressourcen zu kontrollieren und zu reorganisieren. Es ist üblich, dass Mitarbeiter persönliche Dokumente auf Bürodruckern ausdrucken, um die Kosten für Druckdienste zu sparen. Ein weiterer Punkt, den es zu berücksichtigen gilt, ist die Verwendung von Unternehmenssoftware. Jährlich verschwenden britische und amerikanische Unternehmen 34 Milliarden Dollar für Software, die von ihren Mitarbeitern nicht genutzt wird. Durch die Überwachung der App-Nutzung können Sie feststellen, ob Ihre Mitarbeiter über- oder unterlizenziert sind.
Aufgrund der beschriebenen Probleme ist die Bedeutung der Überwachung des Personals nicht zu unterschätzen.
Welche Arten der Mitarbeiterüberwachung gibt es?
Verfolgung von Web-Aktivitäten
Das Internet ist eine immense Quelle wertvoller Informationen in jedem Bereich - aber es ist auch eine große Quelle der Ablenkung. Wenn Sie verfolgen, wie Ihr Team das Internet nutzt, können Sie diese Ablenkungen einschränken. Außerdem können Sie den Schulungsbedarf ermitteln und durch die Verbesserung der Bandbreiteneffizienz bei den Dienstleistern sparen.
Die Überwachung der E-Mails von Mitarbeitern ist eine der Möglichkeiten, potenzielle Datenlecks aufzuspüren und zu verhindern.
Überwachung der Computeraktivitäten
Die Überwachung von Computeraktivitäten ist ein weit gefasster Begriff, der die Verfolgung der Benutzeraktionen auf dem Firmencomputer umfasst. Dazu gehören Keylogging, Nutzung von Anwendungen und Websites, Screenshots, Druckernutzung, aktive und inaktive Zeit, Aufzeichnung von Suchanfragen und mehr. Das Überwachungsprogramm stellt die gesammelten Daten in detaillierten Berichten und statistischen Tabellen und Grafiken dar. Sie geben einen Einblick in den Arbeitsprozess, dienen als Produktivitäts-Tracker, helfen, die Disziplin aufrechtzuerhalten und zeigen, ob die Mitarbeiter die Unternehmensressourcen angemessen und sinnvoll nutzen.
Standortverfolgung
Obwohl sie nicht so weit verbreitet ist wie andere Formen der Mitarbeiterüberwachung, ist die Standortverfolgung ein wertvolles Mittel zur Überwachung des Personals. Sie ist unverzichtbar für Personen, die im Außendienst arbeiten oder häufig auf Geschäftsreisen sind. Die GPS-Ortung hilft dabei, firmeneigene Geräte zu finden, wenn sie gestohlen werden oder verloren gehen. Sie können auch die effizientesten Routen überwachen und finden und die Sicherheit von Mitarbeitern, die an abgelegenen Orten arbeiten, verbessern.
Anrufüberwachung
Die Überwachung von Anrufen ist für Vertriebsleiter oder Kundenbetreuer üblich. Spezielle Programme zeichnen Anrufe auf, und diese Aufzeichnungen ermöglichen es den Managern später sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die Kommunikationsstandards einhalten, Kundenbeschwerden untersuchen und neue Teammitglieder schulen.
Videoüberwachung
Videoüberwachungssysteme sind dort am effektivsten, wo es um die Sicherheit der Mitarbeiter und des Firmeneigentums geht. Hier helfen sie, Diebstahl oder Sabotage zu verhindern und sicherzustellen, dass die Arbeitsbedingungen den Sicherheitsanforderungen entsprechen. Obwohl die Videoüberwachung nicht der beste Weg ist, um die Produktivität zu messen, können die Überwachungsdaten bei der Anwesenheitskontrolle und der Untersuchung interner Vorfälle wertvoll sein.
Wie kann man die Produktivität am Arbeitsplatz überwachen?
Setzen Sie klare Erwartungen und Fristen
Ihr Team wird niemals effizient sein, wenn es nicht weiß, was und wann Sie von ihm erwarten. Setzen Sie klare und messbare Ziele nicht nur für das Unternehmen insgesamt, sondern auch für jedes Team und jedes Teammitglied.
Verwendung von Projektmanagement-Software
Auf dem Markt gibt es eine Vielzahl von Apps, die das Projektmanagement mühelos und effizient machen. Mit ihnen können Sie verfolgen, wer für welche Arbeit verantwortlich ist und wie viel Zeit er dafür aufwendet. Sie können den Mitarbeitern Aufgaben zuweisen, Fristen setzen und das Projekt besprechen - alles in einem Programm. Sparen Sie Zeit bei der Verwaltung und halten Sie die Arbeit Ihres Teams koordiniert.
Ergebnisse messen, nicht die Arbeitszeit
Ihr Team ist vielleicht das pünktlichste der Welt und kommt und geht pünktlich ins Büro. Dennoch verbringen sie vielleicht die meiste Zeit ihrer Arbeit damit, sich lustige Katzenvideos auf Youtube anzusehen oder bei einer Tasse Kaffee mit Kollegen zu plaudern. Umgekehrt kann eine Person immer eine halbe Stunde zu spät kommen - und trotzdem den größten Nutzen für das Unternehmen bringen. Achten Sie auf das Ergebnis der Arbeit und nicht darauf, wie viel Zeit die Mitarbeiter im Büro verbringen.
Qualität vor Quantität
Fünf gut erledigte Aufgaben bringen mehr Gewinn als ein Dutzend schlecht erledigte. Achten Sie bei der Bewertung der Produktivität mehr auf die Qualität der Arbeit als auf die Quantität. Dies ist vor allem für Produktionsbetriebe von Bedeutung.
Feedback geben
Wenn Sie einen wenig produktiven Mitarbeiter bemerken, sollten Sie ihn nicht gleich als faul bezeichnen und sich von ihm verabschieden. Es kann sein, dass sie aufgrund mangelnder Ausbildung oder unklarer Aufgaben Schwierigkeiten haben. In diesem Fall werden Ihre Ratschläge und Ihr Feedback ihre Arbeitsleistung verbessern. Interagieren Sie mit dem Team und schaffen Sie eine effiziente Feedback-Kultur in Ihrem Unternehmen.
Computeraktivitäten verfolgen
Mit einer Software zur Mitarbeiterüberwachung wie CleverControl können Sie den Arbeitsablauf einsehen und sehen, wie Ihr Team seine Aufgaben erfüllt. Erkennen Sie unproduktive Aktivitäten, überwachen Sie Anwesenheit und Arbeitszeit und kontrollieren Sie die Nutzung der Ressourcen des Unternehmens.
Was leistet die Software zur Mitarbeiterüberwachung?
Heutzutage ist die Software zur Mitarbeiterüberwachung die am weitesten verbreitete Methode zur Überwachung der Produktivität in den meisten Unternehmen, ob groß oder klein. Sie ist einfach und effektiv: Der Systemadministrator installiert das Überwachungsprogramm auf den Computern des Unternehmens. Danach übernimmt das Programm die ganze Arbeit, indem es die Aktivitäten auf diesen Computern automatisch verfolgt und auswertet. Je nach Funktionsumfang der gewählten Software kann es Tastatureingaben, aktive und inaktive Zeit, Anwesenheit, Erledigung von Aufgaben, Screenshots und vieles mehr aufzeichnen. Die fortschrittlichsten Programme verfügen über zusätzliche Funktionen wie die Live-Übertragung der Bildschirme der überwachten Computer, die Erstellung von Video-, Audio- oder Anrufaufzeichnungen, die Berechnung der Gehaltsabrechnung und vieles mehr.
Sie können die gesammelten Daten per E-Mail, Cloud-Speicher oder über Ihr Online-Dashboard empfangen und so den Überblick über den Arbeitsprozess sowohl im Büro als auch auf einer Geschäftsreise behalten.
Was sind die Vor- und Nachteile der Mitarbeiterüberwachung?
Der Hauptvorteil der Personalüberwachung ist die Steigerung der Produktivität. Wenn die Mitarbeiter wissen, dass sie überwacht werden, bemühen sie sich mehr um ihre Aufgaben und sind engagierter. Die Mitarbeiterüberwachung hat jedoch noch weitere Vorteile. Sie hilft dabei:
ineffektive Arbeitsmuster oder unvorhergesehene Schwierigkeiten feststellen, z. B. wenn Mitarbeiter mehr Zeit für die Aufgabe aufwenden als erwartet
Arbeitsabläufe zu analysieren und zu optimieren
die Notwendigkeit einer Umverteilung der Arbeitslast aufzeigen
den Ausbildungsbedarf zu ermitteln
Arbeitszeiten und Anwesenheit erfassen
sicherstellen, dass die Mitarbeiter die Ressourcen des Unternehmens sinnvoll nutzen
Einsparungen bei ungenutzter Software oder Ressourcen und Mitarbeiterbindung
Kontrolle, dass die Teammitglieder den Verhaltenskodex des Unternehmens sowohl im Umgang mit Kollegen als auch mit Kunden stets einhalten
die Weitergabe sensibler Daten zu verhindern
die erforderlichen Beweise bei internen Untersuchungen zu liefern
die Arbeitsbedingungen zu verbessern
Klingt hervorragend? Die Überwachung der Mitarbeiter bietet dem Arbeitgeber in der Tat viele Möglichkeiten, das Unternehmen zu optimieren und bessere Ergebnisse zu erzielen. Doch die Aussicht, überwacht zu werden, ist für die Arbeitnehmer meist nicht so sonnig. Hier sind einige der Probleme:
Die Mitarbeiter könnten sich durch die Überwachung in ihrer Privatsphäre verletzt fühlen.
Sie könnten es als Mangel an Vertrauen empfinden.
Wenn man über die Software zur Produktivitätsverfolgung Bescheid weiß, kann es sein, dass eine Person überarbeitet ist und sich Sorgen um ihre Leistung macht, was zu einem höheren Stresslevel und dem Risiko eines Burnouts führt.
Viele Menschen verwenden dieselben Geräte bei der Arbeit und zu Hause. Sie könnten die Überwachung als Eingriff in ihr Privatleben betrachten
Gesammelte Daten können missbraucht werden, wenn die falschen Personen Zugang zu ihnen erhalten
Der Arbeitgeber muss sich mit den rechtlichen Anforderungen für die Überwachung der Mitarbeiter befassen und diese einhalten. Als Arbeitgeber müssen Sie Ihren Mitarbeitern gegenüber transparent machen, welche Daten Sie zu welchem Zweck erheben. Machen Sie deutlich, dass es nicht Ihr Ziel ist, zu spionieren, sondern einen Arbeitsplatz zu schaffen, an dem jeder seine Aufgaben optimal erfüllen und als Team zusammenarbeiten kann
Ist die Überwachung von Mitarbeitern legal?
Sie wissen also, wie die Überwachung Ihnen helfen kann, Ihre Unternehmensziele zu erreichen. Sie haben die Vor- und Nachteile abgewogen und das beste Instrument für Ihre Zwecke ausgewählt. Es gibt jedoch noch einen weiteren wichtigen Punkt, den Sie berücksichtigen müssen - die Rechtsvorschriften für die Überwachung von Mitarbeitern.
Obwohl Arbeitgeber ihre Mitarbeiter schon seit Jahren überwachen, sind die Gesetze zur Mitarbeiterüberwachung immer noch vage und hängen stark vom Land, dem Staat oder sogar dem Bezirk ab. In den USA sind die meisten Überwachungsmethoden legal. Dem Arbeitgeber steht es frei, die Computer- und Internetnutzung, private Nachrichten, E-Mails und Telefongespräche auf den unternehmenseigenen Geräten zu überwachen. Er kann Video- und Audioüberwachung durchführen (mit Ausnahme von Privaträumen) und sogar persönliche Geräte überwachen (mit einigen Einschränkungen), wenn der Arbeitnehmer sie für die Arbeit nutzt. In einigen Staaten ist der Arbeitgeber zudem nicht verpflichtet, das Personal über die meisten Überwachungsmaßnahmen zu informieren.
Wir empfehlen jedoch, die Unternehmenspolitik und die Gründe für die Überwachung transparent darzulegen. Auf diese Weise erleichtern Sie Ihren Mitarbeitern den Stress, überwacht zu werden, und vermeiden mögliche Streitigkeiten in der Zukunft.
In Europa sind die meisten Methoden der Mitarbeiterüberwachung legal, wenn sie die GDPR-Gesetze einhalten. Die am 25. Mai 2018 eingeführte Allgemeine Datenschutzverordnung (GDPR) soll dem Einzelnen die Kontrolle über seine Daten geben. Sie gilt für alle Organisationen und regelt, wie sie die personenbezogenen Daten von Einzelpersonen verarbeiten und aufbewahren müssen. Gemäß der DSGVO müssen Sie als Arbeitgeber die Mitarbeiter über die Überwachungsmethoden informieren und ihre Zustimmung zur Datenerhebung einholen. Sie sind auch für den Schutz der erhobenen Daten verantwortlich.
Die Datenschutz-Grundverordnung gilt für alle Organisationen in der EU. Sie gilt auch für Unternehmen, die außerhalb der EU ansässig sind, aber Mitarbeiter in der EU haben.
Die DSGVO geht auf viele Aspekte der Überwachung am Arbeitsplatz nicht direkt ein, z. B. auf die Überwachung von Computern, Internetnutzung, E-Mails und sozialen Medien. Hier gilt die Faustregel, die Mitarbeiter im Voraus durch eine klare interne Richtlinie über die Überwachung zu informieren und ihre Zustimmung einzuholen. Die von Ihnen eingesetzten Tracking-Methoden dürfen das Grundrecht der Person auf Privatsphäre nicht verletzen oder einschränken. Die Datenschutz-Grundverordnung verbietet die Aufzeichnung von Tastenanschlägen und Bildschirmaktivitäten auf firmeneigenen und privaten Geräten, die die Person möglicherweise für die Arbeit nutzt.
Ähnliche Gesetze gibt es in Indien, Kanada, Nigeria, Malaysia und einigen anderen Ländern. Der Arbeitgeber muss einen triftigen Grund für die Überwachung des Personals haben, die Mitarbeiter darüber informieren, welche Daten er mit welchen Mitteln sammelt, und ihre Zustimmung zur Überwachung einholen. Allerdings gibt es hier je nach Land eine ganze Reihe von Nuancen. In Russland zum Beispiel dürfen Arbeitgeber nur die Dauer der Telefonate und die Anzahl der Teilnehmer überwachen, nicht aber die eigentlichen Telefonate. In Finnland, das über die strengsten Datenschutzgesetze verfügt, haben Arbeitgeber nur sehr wenige Rechte zur Überwachung der Computernutzung.
Um sicherzustellen, dass die Überwachung in Ihrem Unternehmen nicht gegen geltendes Recht verstößt, empfehlen wir, stets die örtlichen und staatlichen Gesetze zu konsultieren. Außerdem ist es ratsam, Ihren Mitarbeitern gegenüber transparent zu machen, aus welchen Gründen Sie überwachen, welche Daten Sie sammeln und wie Sie sie verwenden.
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