Cách triển khai CleverControl tuân thủ GDPR

Xin lưu ý rằng bài viết này là một khuyến nghị và không nhằm mục đích thay thế cố vấn pháp lý. Tuân thủ GDPR là một lĩnh vực luật pháp phức tạp và thông tin được cung cấp ở đây chỉ nhằm mục đích hướng dẫn chung. Điều cần thiết là phải tham khảo ý kiến ​​của luật sư có trình độ trong khu vực của bạn, người chuyên về luật bảo vệ dữ liệu và quyền riêng tư để đảm bảo tổ chức của bạn tuân thủ đầy đủ GDPR. Bài viết này nên được coi là điểm khởi đầu cho nghiên cứu của bạn chứ không phải là bài viết thay thế cho lời khuyên pháp lý chuyên nghiệp.

The General Data Protection Regulation (GDPR) is a comprehensive data privacy and protection law enacted by the European Union (EU) in 2018. Its primary aim is to give individuals more control over personal data collected by "controllers" and to harmonize data protection regulations across the EU member states. "Controllers" are individuals, businesses, organizations, or other bodies that collect information.

GDPR dựa trên một số nguyên tắc cơ bản:

• hạn chế về mục đích: dữ liệu chỉ nên được thu thập và xử lý cho mục đích dự kiến;
• tính minh bạch và thông tin về xử lý dữ liệu;
• xử lý dữ liệu hợp pháp và công bằng: người kiểm soát phải có cơ sở pháp lý và làm việc vì lợi ích tốt nhất của người đó;
• giảm thiểu việc thu thập dữ liệu: chỉ nên thu thập và xử lý lượng dữ liệu thực sự cần thiết;
• độ chính xác của dữ liệu được thu thập: bên kiểm soát cần thực hiện các biện pháp hợp lý để có được dữ liệu chính xác nhất có thể;
• thời lượng lưu trữ hạn chế: bộ điều khiển sẽ xóa dữ liệu cá nhân không cần thiết nữa;
• đảm bảo an ninh và bảo mật dữ liệu: chỉ nhân viên được ủy quyền của bên kiểm soát mới được truy cập dữ liệu đã thu thập;
• trách nhiệm giải trình: bên kiểm soát chịu trách nhiệm tuân thủ GDPR.

Ngoài ra, GDPR cấp cho các cá nhân các quyền như quyền truy cập, chỉnh sửa và xóa dữ liệu của họ cũng như quyền di chuyển dữ liệu. Các tổ chức phải tuân thủ các nguyên tắc này và bảo vệ quyền riêng tư của cá nhân nếu họ thu thập dữ liệu từ các cá nhân ở Liên minh Châu Âu.

Nghiên cứu GDPR để hiểu các nguyên tắc, yêu cầu và nghĩa vụ chính của nó, đặc biệt là cách chúng áp dụng vào việc giám sát và xử lý dữ liệu nhân viên. Khi có nghi ngờ, hãy tìm kiếm cố vấn pháp lý từ các chuyên gia am hiểu về GDPR và luật bảo mật dữ liệu để đảm bảo hoạt động giám sát của bạn phù hợp với yêu cầu pháp lý.

Trung thực luôn là chính sách tốt nhất và khi thu thập dữ liệu cá nhân, điều đó có tầm quan trọng hàng đầu. Theo GDPR, người đó có quyền biết rằng bạn thu thập dữ liệu cá nhân của họ, vì vậy bạn phải thực hiện giám sát nhân viên một cách công khai. Trước khi cài đặt CleverControl, hãy thông báo cho nhân viên của bạn rằng bạn muốn giám sát hoạt động của họ trên máy tính ở cơ quan và do đó thu thập dữ liệu của họ.

Giải thích chính xác dữ liệu nào bạn sẽ thu thập và cách bạn sẽ xử lý và sử dụng dữ liệu đó.

GDPR yêu cầu bạn chỉ thu thập dữ liệu cá nhân cho các mục đích cụ thể, rõ ràng và hợp pháp và không xử lý dữ liệu đó theo cách không tương thích với các mục đích này. Xác định lý do và mục tiêu rõ ràng khi sử dụng CleverControl và giải thích cho nhân viên. Nếu những mục tiêu này thay đổi, hãy nhớ thông báo cho nhân viên về những thay đổi này.

Đảm bảo rằng nhân viên của bạn đã đồng ý cho phép giám sát. Chúng tôi khuyên bạn nên làm điều đó dưới dạng văn bản. Tài liệu phải rất rõ ràng về những gì nhân viên đồng ý. Nhân viên có quyền rút lại sự đồng ý của họ bất cứ lúc nào.

GDPR khuyến khích bạn chỉ thu thập dữ liệu thực sự cần thiết cho mục đích kinh doanh hợp pháp và mục tiêu giám sát của bạn. Tránh thu thập thông tin quá mức hoặc không liên quan về nhân viên của bạn.

Tùy thuộc vào mục tiêu của mình, bạn có thể muốn thu thập thông tin đa dạng và thông tin này có thể khác nhau tùy theo nhóm hoặc thậm chí tùy theo từng nhân viên. CleverControl đi kèm với các cài đặt giám sát linh hoạt, cho phép bạn dễ dàng định cấu hình thông tin mà chương trình thu thập về mỗi nhân viên.

Theo GDPR, các cá nhân có quyền truy cập dữ liệu, phản đối, khắc phục những điểm không chính xác và yêu cầu xóa dữ liệu. Có sẵn một quy trình để đáp ứng những yêu cầu này một cách nhanh chóng.

Đây là cách CleverControl có thể giúp bạn tuân thủ các quyền của nhân viên:

• bạn có thể cung cấp cho nhân viên quyền truy cập vào dữ liệu đã thu thập bằng tính năng Báo cáo. Báo cáo chứa tất cả dữ liệu được thu thập trong bất kỳ khoảng thời gian nào và người dùng ở định dạng thuận tiện. Bạn có thể tải xuống và gửi chúng cho nhân viên bất cứ lúc nào.
• nhân viên có thể cài đặt CleverControl trên máy tính của họ bằng cách nhấp vào một liên kết đặc biệt hoặc sử dụng tệp cài đặt mà bạn cung cấp. Đây là một trong những cách họ có thể thể hiện rõ ràng sự đồng ý của mình đối với việc giám sát.
• CleverControl lưu trữ tất cả dữ liệu được thu thập trên máy tính được giám sát trước khi gửi đến bảng điều khiển giám sát. Bạn có thể xóa tất cả hoặc một loại dữ liệu cụ thể ngay lập tức khỏi máy tính đó bằng bảng điều khiển.
• CleverControl Cloud lưu trữ dữ liệu được thu thập trên bảng điều khiển trực tuyến từ 1 đến 12 tháng, tùy thuộc vào loại dữ liệu. Sau đó, nó sẽ tự động bị xóa vĩnh viễn mà không có khả năng phục hồi. Hiện tại, không có tùy chọn để xóa dữ liệu theo cách thủ công. Tuy nhiên, bạn có thể xóa máy tính khỏi trang tổng quan của mình và tất cả dữ liệu liên quan đến nó cũng sẽ bị xóa.
• CleverControl On-Premise và CleverControl Local dành cho doanh nghiệp nhỏ cung cấp cho bạn toàn quyền kiểm soát dữ liệu được thu thập vì dữ liệu vẫn nằm trong khuôn viên công ty của bạn. Xác định và tuân thủ các khoảng thời gian lưu giữ dữ liệu cụ thể đối với dữ liệu giám sát nhân viên. Khi dữ liệu không còn cần thiết cho mục đích đã định, nó sẽ bị xóa một cách an toàn.

GDPR yêu cầu chỉ những nhân viên xử lý dữ liệu mới có quyền truy cập vào dữ liệu đó.

Tại CleverControl, chúng tôi không có quyền truy cập vào nhật ký giám sát đã thu thập - tất cả dữ liệu được xử lý tự động và lưu trữ theo cách được mã hóa. Chỉ chủ tài khoản CleverControl mới có quyền truy cập vào thông tin đã thu thập. Để luôn tuân thủ GDPR, hãy chỉ chia sẻ quyền truy cập này với những người quản lý tiến hành đánh giá nhân viên dựa trên dữ liệu đã thu thập. Hãy chắc chắn rằng chỉ những người có thẩm quyền mới có thể xem nhật ký giám sát.

CleverControl On-Premise và CleverControl Local dành cho doanh nghiệp nhỏ được thiết kế đặc biệt để cung cấp cho công ty toàn quyền kiểm soát cách dữ liệu được lưu trữ và xử lý - và ai có thể truy cập dữ liệu đó.

Đào tạo nhân viên của bạn về việc tuân thủ GDPR và các chính sách bảo vệ dữ liệu của công ty bạn, đặc biệt là những chính sách liên quan đến giám sát và xử lý dữ liệu.

Triển khai CleverControl trong khi vẫn duy trì tuân thủ GDPR là điều cần thiết đối với các tổ chức muốn giám sát hoạt động của nhân viên tại EU đồng thời tôn trọng quyền riêng tư dữ liệu của họ. Bằng cách làm theo các nguyên tắc được nêu trong bài viết này, chẳng hạn như giảm thiểu dữ liệu, tính minh bạch, sự đồng ý và các biện pháp bảo mật mạnh mẽ, bạn có thể đạt được sự cân bằng giữa việc giám sát nhân viên hiệu quả và việc tuân thủ GDPR.

Hãy nhớ rằng GDPR là một quy định linh hoạt và việc cập nhật mọi thay đổi trong luật là rất quan trọng. Kiểm toán thường xuyên, đào tạo nhân viên và tư vấn pháp lý khi cần đều là một phần của quy trình đang diễn ra nhằm đảm bảo việc triển khai CleverControl của bạn phù hợp với các nguyên tắc GDPR.

Việc kết hợp những thực tiễn này vào cách tiếp cận CleverControl của tổ chức bạn sẽ không chỉ giúp bạn duy trì quyền riêng tư dữ liệu mà còn thúc đẩy sự tin cậy và minh bạch giữa các nhân viên của bạn. Đạt được sự cân bằng này không chỉ là một yêu cầu pháp lý; đó là minh chứng cho cam kết của bạn trong việc tôn trọng quyền của cá nhân và bảo vệ dữ liệu cá nhân của họ. Hãy nhớ rằng bảo vệ và tuân thủ dữ liệu là trách nhiệm thường xuyên và là yếu tố thiết yếu của hoạt động kinh doanh có trách nhiệm và có đạo đức trong thế giới dựa trên dữ liệu ngày nay.