Đạo đức giám sát nhân viên: Điều mọi doanh nghiệp nên cân nhắc

Thứ Hai, 9 giờ sáng. Bạn bật máy tính làm việc của mình và một người theo dõi vô hình sẽ mở sổ nhật ký ảo của nó. Kể từ đó, mọi thao tác gõ phím, email, truy cập trang web hoặc truy vấn tìm kiếm của bạn sẽ được đăng ký và xem xét kỹ lưỡng một cách có phương pháp. Một thẩm phán điện tử khách quan sẽ quyết định mức độ hiệu quả của hoạt động hàng ngày của bạn và báo cáo với người quản lý của bạn rằng bạn thậm chí còn trễ một phút so với giờ nghỉ trưa. Bạn nghĩ về nó và rùng mình. Có lẽ hôm nay bạn sẽ không nghỉ ngơi và thay vào đó làm thêm nhiệm vụ đó. Nó có thể sẽ khiến bạn phải thức khuya làm việc, nhưng cảm giác bất an của đôi mắt điện tử theo dõi từng hành động của bạn sẽ đẩy bạn về phía trước, không bao giờ để bạn thư giãn.

Một cảnh trong một bộ phim kinh dị của công ty? Thật không may, đó là thực tế đối với hàng triệu nhân viên trên toàn thế giới mà người chủ của họ không bận tâm đến vấn đề đạo đức trong việc giám sát nhân viên.

Theo thông tin gần đây nghiên cứu, 78% nhà tuyển dụng sử dụng phần mềm theo dõi để giám sát hoạt động làm việc của nhân viên. Đại dịch COVID-19 đã làm tăng vọt mức độ phổ biến của các chương trình giám sát. Khi doanh nghiệp phải làm việc từ xa và các phương pháp theo dõi hiệu suất thông thường không còn được áp dụng, các nhà quản lý đã phát hiện ra những lợi ích không thể phủ nhận của phần mềm giám sát.

Khó có thể đánh giá thấp những lợi ích của phần mềm theo dõi.

Trong thời gian tương tự, người quản lý phải kiểm tra bảng chấm công và báo cáo về công việc đã thực hiện một cách thủ công và đưa ra quyết định, thường là sai lệch, về năng suất của mỗi nhân viên. Những trách nhiệm đó đã lấy đi một phần đáng kể thời gian làm việc của họ.

Nhân viên cũng phải dành thời gian điền vào các báo cáo này và tùy thuộc vào phong cách quản lý trong công ty, những báo cáo này có thể khá rộng rãi.

Phần mềm hiện đại có thể thực hiện việc đó một cách tự động trong vài giây với sự tham gia tối thiểu của nhân viên và người sử dụng lao động.

Tăng năng suất là một trong những mục tiêu chính của phần mềm giám sát nhân viên. Chương trình thu thập và tóm tắt dữ liệu hoạt động, chẳng hạn như thời gian hoạt động/không hoạt động, thời điểm bắt đầu và kết thúc ngày làm việc, các trang web đã truy cập, mức sử dụng ứng dụng, v.v. Thông tin này cho thấy mô hình công việc, sự thiếu hiệu quả, các lĩnh vực cần cải thiện và những nhân viên có thể cần hỗ trợ thêm.

Giám sát nhân viên hỗ trợ trách nhiệm giải trình và tính minh bạch. Khi nhân viên biết công việc của họ bị giám sát, họ thường có xu hướng tập trung hơn và đáp ứng thời hạn. Ngoài ra, dữ liệu giám sát có thể giúp giải quyết tranh chấp và làm rõ những kỳ vọng.

Một số phần mềm giám sát nhân viên có thể giúp phát hiện hoạt động đáng ngờ, chẳng hạn như truy cập trái phép vào dữ liệu nhạy cảm, cài đặt ứng dụng không mong muốn hoặc tải xuống bất thường. Nhờ theo dõi, các công ty có thể sớm xác định các rủi ro tiềm ẩn và chủ động bảo vệ hệ thống cũng như thông tin có giá trị của mình.

Như chúng ta có thể thấy, phần mềm giám sát nhân viên thực sự mang lại cho doanh nghiệp những lợi ích quý giá. Tuy nhiên, bị choáng ngợp bởi những lợi ích này và kinh nghiệm thành công của các công ty khác, người sử dụng lao động thường bỏ qua vấn đề đạo đức trong việc giám sát nhân viên và những nhược điểm tiềm ẩn liên quan.

Việc thực hiện giám sát nhân viên về mặt đạo đức có thể giống như đi trên dây. Làm đảo lộn sự cân bằng và những nhược điểm sẽ lớn hơn những lợi ích mà phần mềm theo dõi có thể mang lại. Khi thực hiện giám sát, doanh nghiệp nên xem xét các vấn đề như tuân thủ pháp luật, quyền riêng tư, những thành kiến ​​tiềm ẩn và căng thẳng gia tăng.

Trách nhiệm của doanh nghiệp là nghiên cứu các luật và quy định hiện hành về quyền riêng tư cũng như đảm bảo rằng các hoạt động giám sát của họ tuân thủ. Việc xử lý dữ liệu nhân viên không đúng cách có thể dẫn đến hậu quả pháp lý nghiêm trọng.

Quyền riêng tư là nền tảng của đạo đức giám sát nhân viên. Phần mềm có thể theo dõi nhiều hoạt động, từ thao tác gõ phím và email đến lịch sử duyệt trang web và thậm chí cả cảnh quay qua webcam. Ngay cả khi những hoạt động đó tuân thủ các quy định của địa phương, chúng vẫn có thể làm xói mòn lòng tin của nhân viên và tạo ra cảm giác bị giám sát liên tục. Trong tương lai, nó sẽ dẫn đến giảm sự hài lòng trong công việc và gia tăng căng thẳng.

Nếu được phân tích mà không xem xét cẩn thận, dữ liệu giám sát có thể bị hiểu sai nhằm nhắm vào các nhân viên cụ thể vì danh tính hoặc niềm tin của họ một cách không công bằng.

Một người quản lý có thành kiến ​​với nhân viên có thể coi việc họ sử dụng rộng rãi mạng xã hội là sự lười biếng và kém năng suất. Trên thực tế, nhân viên có thể sử dụng các cuộc trò chuyện cho các mục đích liên quan đến công việc.

Đôi khi người sử dụng lao động lạm dụng dữ liệu giám sát để quản lý vi mô nhân viên hoặc đưa ra những đánh giá không công bằng về hiệu suất của họ.

Ví dụ: người quản lý có thể sử dụng lịch sử duyệt web của nhân viên để buộc tội họ chểnh mảng mà không xem xét các yếu tố như nghiên cứu hoặc trường hợp khẩn cấp cá nhân.

Cảm giác bị theo dõi liên tục có thể làm tăng sự lo lắng và áp lực lên nhân viên. Nhân viên sẽ cảm thấy không thoải mái với ý tưởng rằng mọi hành động của họ đều bị theo dõi. Họ có thể không nghỉ ngơi cần thiết hoặc mắc sai lầm vì sợ rằng điều đó sẽ làm giảm năng suất của họ. Bên cạnh đó, nhân viên sẽ lo lắng nếu không đáp ứng được kỳ vọng có thể bị kỷ luật hoặc sa thải. Tất cả những yếu tố này sẽ làm giảm thiểu tác động tích cực của việc giám sát. Thay vì có một lực lượng lao động năng suất và hiệu quả, bạn sẽ gặp phải những nhân viên căng thẳng, kiệt sức và không hài lòng với công việc của mình.

Khi nhân viên không biết bạn thu thập thông tin gì và nhằm mục đích gì, hoặc - thậm chí tệ hơn - họ không được thông báo về việc giám sát, họ sẽ cảm thấy bị theo dõi. Niềm tin và lòng trung thành của họ sẽ bị hủy hoại, dẫn đến một môi trường làm việc độc hại và tăng doanh thu.

Đề phòng những vấn đề đạo đức tiềm ẩn này là trách nhiệm của doanh nghiệp. Việc giám sát không nhất thiết phải căng thẳng. Tác động của nó phụ thuộc vào một số yếu tố: loại hình giám sát, mức độ minh bạch, chính sách theo dõi và văn hóa công ty.

Vì vậy, làm thế nào để chúng ta cân bằng việc giám sát hiệu quả với đạo đức và tôn trọng quyền riêng tư? Chúng tôi khuyên bạn nên áp dụng các phương pháp hay nhất sau đây.

1. Nghiên cứu các luật và quy định hiện hành về quyền riêng tư

   Trách nhiệm của doanh nghiệp là tuân thủ luật lao động và quyền riêng tư của tiểu bang và địa phương. Nếu nhóm của bạn phân bố theo địa lý, bạn nên chú ý đến các quy định không chỉ ở khu vực trụ sở chính mà còn ở khu vực nơi nhân viên của bạn sinh sống. Hãy tham khảo ý kiến ​​chuyên gia pháp lý để đảm bảo hoạt động giám sát của bạn không vi phạm các giới hạn về thu thập dữ liệu.

2. Thực hiện việc giám sát có mục đích

   Thiết lập các mục tiêu rõ ràng để giám sát nhân viên, chẳng hạn như cải thiện năng suất, tăng cường bảo mật hoặc đảm bảo tuân thủ. Giới hạn phạm vi giám sát ở những hoạt động thực sự cần thiết phải được giám sát để đạt được mục tiêu đã đề ra. Tránh thu thập dữ liệu không cần thiết hoặc lưu giữ dữ liệu đó lâu hơn mục đích của bạn yêu cầu.

3. Xây dựng chính sách giám sát chi tiết và minh bạch

   Chính sách giám sát nhân viên là một bộ quy định và hướng dẫn mô tả các hoạt động theo dõi trong tổ chức của bạn. Cần xác định các khía cạnh sau:

   • Mục đích của việc giám sát nhân viên là gì?

   • Ai được theo dõi?

   • Những hoạt động nào sẽ được giám sát?

   • Dữ liệu sẽ được lưu giữ trong bao lâu?

   • Dữ liệu giám sát sẽ được sử dụng như thế nào? (ví dụ: đánh giá hiệu suất, bảo mật, đào tạo)

   • Ai sẽ có quyền truy cập vào dữ liệu giám sát?

   • Dữ liệu được thu thập sẽ được bảo vệ như thế nào?

   • Quyền của nhân viên đối với dữ liệu được thu thập là gì?

   • Công ty sẽ xử lý các khiếu nại hoặc quan ngại về việc giám sát như thế nào?

   Chính sách này phải có sẵn cho nhân viên. Công ty có trách nhiệm thông báo kịp thời cho nhân viên về bất kỳ thay đổi nào đối với tài liệu này.

4. Thực hiện các hoạt động giám sát một cách công khai và minh bạch

   Thông báo cho nhân viên về phần mềm theo dõi và các chính sách giám sát. Giải thích mục đích của việc giám sát, ví dụ, đánh giá hiệu suất, bảo mật hoặc tăng năng suất. Tiết lộ phạm vi giám sát: dữ liệu nào sẽ được thu thập, thiết bị và hoạt động nào sẽ được giám sát và cách sử dụng dữ liệu.

   Hãy nhớ rằng ban đầu nhân viên có thể không thích ý tưởng giám sát. Hãy chắc chắn để giải quyết mối quan tâm của họ và những phản đối tiềm năng.

5. Nhận được sự đồng ý của nhân viên

   Hầu hết các khu vực pháp lý yêu cầu bạn phải có được sự đồng ý rõ ràng của nhân viên để theo dõi, đặc biệt đối với các hình thức mang tính xâm phạm hơn, chẳng hạn như ghi nhật ký thao tác bàn phím hoặc giám sát qua webcam. Ký thỏa thuận bằng văn bản để theo dõi là hình thức thuận tiện nhất để có được sự đồng ý.

6. Ensure fair and consistent monitoring

   Đạo đức giám sát nhân viên đòi hỏi bạn phải áp dụng các chính sách giám sát một cách nhất quán cho tất cả nhân viên, tránh các hành vi phân biệt đối xử. Nếu bạn chỉ giám sát những nhân viên hoặc một nhóm cụ thể, họ có thể cảm thấy bạn không tin tưởng họ và có ác cảm với bạn hoặc những nhân viên không được giám sát khác. Ngoài ra, đồng nghiệp của họ có thể bắt đầu đối xử khác biệt với họ, điều này có thể khiến bầu không khí ở nơi làm việc trở nên tồi tệ hơn.

   Ngay cả khi bạn chỉ muốn theo dõi hiệu suất của những nhân viên được chọn, tốt hơn hết bạn nên theo dõi trên diện rộng. Việc giám sát trên diện rộng sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình làm việc và có thể phát hiện ra những điểm kém hiệu quả mà bạn không hề biết.

   Việc theo dõi phải nhằm mục đích xác định các xu hướng và lĩnh vực cần cải thiện chứ không phải để quản lý vi mô từng nhân viên. Thường xuyên xem xét các hoạt động giám sát của bạn để đảm bảo chúng công bằng, hiệu quả và phục vụ mục tiêu đã đề ra.

7. Bảo vệ quyền riêng tư và bảo mật dữ liệu

   Xác định phạm vi thu thập dữ liệu cần thiết để đạt được mục đích của bạn và nằm trong giới hạn này. Tuyệt đối tránh giám sát thiết bị cá nhân của nhân viên hoặc hoạt động của họ ngoài giờ làm việc. Nếu nhân viên sử dụng thiết bị cá nhân của họ để làm việc, phần mềm sẽ có tùy chọn dừng giám sát theo cách thủ công hoặc chỉ tự động theo dõi trong giờ làm việc đặt trước.

   Nếu có thể, hãy tránh thu thập thông tin bí mật. Nếu không, hãy sử dụng tính năng ẩn danh dữ liệu để dữ liệu không thể được liên kết với các nhân viên cụ thể.

   Thực hiện các biện pháp bảo mật mạnh mẽ cho dữ liệu giám sát được thu thập. Sử dụng mật khẩu mạnh, xác thực hai yếu tố và mã hóa dữ liệu nếu có thể. Hạn chế quyền truy cập vào dữ liệu giám sát đối với nhân viên được ủy quyền trên cơ sở cần biết.

Việc sử dụng phần mềm giám sát nhân viên một cách có đạo đức có thể giống như đi trên dây mà một bước sai lầm có thể hủy hoại lòng tin của nhân viên và gây ra hậu quả pháp lý. Tuy nhiên, với cách tiếp cận có trách nhiệm và cân bằng, doanh nghiệp có thể tận hưởng những lợi ích của việc giám sát mà không ảnh hưởng đến các nguyên tắc đạo đức. Trách nhiệm của doanh nghiệp là ưu tiên tính minh bạch, công bằng và sự đồng ý của nhân viên nếu doanh nghiệp cố gắng tạo ra một môi trường làm việc trong đó công nghệ được sử dụng để nâng cao năng suất và hiệu suất.