Kiểm soát thông minh năng suất của nhân viên

Giám sát nhân viên có nghĩa là thu thập thông tin về hoạt động của nhân viên tại nơi làm việc bằng nhiều phương pháp khác nhau: từ giám sát máy tính đến giám sát video. Mục tiêu chính của việc giám sát như vậy là cải thiện năng suất, kiểm soát tài nguyên của công ty và ngăn ngừa mất dữ liệu cũng như hành vi không thể chấp nhận được.

Nghiên cứu được thực hiện bởi International Data Corp (IDC) cho thấy nhân viên dành tới 40% thời gian truy cập Internet tại nơi làm việc cho mục đích cá nhân. Người tiêu dùng lớn nhất là mạng xã hội và trang web mua sắm. Khoảng 60% giao dịch mua hàng trực tuyến diễn ra trong giờ làm việc. Theo nghiên cứu từ Bambu của Sprout Social, khoảng 70% nhân viên thú nhận rằng họ thường xuyên kiểm tra mạng xã hội tại nơi làm việc. Tổng cộng, tổn thất năng suất hàng năm có thể lên tới 40% Một mối quan tâm khác là rò rỉ dữ liệu của công ty. Theo IDC, 20-30% nhân viên đã gửi email chứa bí mật thương mại, sở hữu trí tuệ hoặc các thông tin nhạy cảm khác ra bên ngoài công ty của họ.

Giám sát nhân viên là một cách tuyệt vời để kiểm soát và tổ chức lại việc sử dụng các nguồn lực của công ty. Nhân viên thường in tài liệu cá nhân trên máy in văn phòng để tiết kiệm dịch vụ in phải trả phí. Một điểm nữa cần lưu ý là việc sử dụng phần mềm của công ty. Hàng năm, các công ty Anh và Mỹ lãng phí 34 tỷ USD cho phần mềm mà nhân viên của họ không sử dụng. Giám sát việc sử dụng ứng dụng cho phép bạn biết nhân viên của mình được cấp phép quá mức hay được cấp phép dưới mức.

Các vấn đề được mô tả khiến khó có thể đánh giá thấp tầm quan trọng của việc giám sát nhân viên.

• Theo dõi hoạt động web

  Internet là một nguồn thông tin có giá trị to lớn trong bất kỳ lĩnh vực nào - nhưng nó cũng là nguồn gây xao lãng lớn. Việc theo dõi cách nhóm của bạn sử dụng Internet có thể hạn chế những phiền nhiễu này. Ngoài ra, bạn có thể xác định nhu cầu đào tạo và tiết kiệm chi phí cho các nhà cung cấp dịch vụ bằng cách cải thiện hiệu quả băng thông.

  Giám sát email của nhân viên là một trong những cách để kiểm tra và ngăn chặn khả năng rò rỉ dữ liệu.

• Giám sát hoạt động máy tính

  Giám sát hoạt động máy tính là một thuật ngữ rộng bao gồm việc theo dõi hành động của người dùng trên máy tính của công ty. Nó bao gồm ghi nhật ký thao tác bàn phím, việc sử dụng ứng dụng và trang web, ảnh chụp màn hình, việc sử dụng máy in, thời gian hoạt động và không hoạt động, ghi lại truy vấn tìm kiếm, v.v. Chương trình giám sát trình bày dữ liệu tích lũy dưới dạng báo cáo chi tiết và biểu đồ, đồ thị thống kê. Chúng cung cấp cái nhìn sâu sắc về quy trình làm việc, đóng vai trò là người theo dõi năng suất, giúp duy trì kỷ luật và tiết lộ liệu nhân viên có sử dụng các nguồn lực của công ty một cách hợp lý và khôn ngoan hay không.

• Theo dõi vị trí

  Mặc dù không được sử dụng rộng rãi như các hình thức giám sát nhân viên khác, nhưng theo dõi vị trí là một cách có giá trị để giám sát nhân viên. Nó rất cần thiết cho những người làm việc tại hiện trường hoặc thường xuyên đi công tác. Theo dõi GPS giúp tìm các thiết bị thuộc sở hữu của công ty nếu chúng bị đánh cắp hoặc bị thất lạc. Bạn cũng có thể theo dõi và tìm ra những tuyến đường hiệu quả nhất, đồng thời cải thiện sự an toàn của nhân viên làm việc ở những địa điểm xa.

• Giám sát cuộc gọi

  Giám sát cuộc gọi là điều bình thường đối với người quản lý bán hàng hoặc đại lý hỗ trợ khách hàng. Các chương trình đặc biệt ghi lại cuộc gọi và những bản ghi âm này sau đó cho phép người quản lý đảm bảo rằng nhân viên tuân thủ các tiêu chuẩn giao tiếp, điều tra khiếu nại của khách hàng và đào tạo các thành viên mới trong nhóm.

• Giám sát video

  Hệ thống giám sát video có hiệu quả nhất ở những nơi gây lo ngại về an ninh của nhân viên và tài sản của công ty. Tại đây, chúng giúp ngăn chặn hành vi trộm cắp hoặc phá hoại và đảm bảo rằng điều kiện làm việc đáp ứng các yêu cầu về an ninh. Mặc dù giám sát bằng video không phải là cách tốt nhất để đo lường năng suất nhưng dữ liệu giám sát có thể có giá trị trong việc theo dõi sự có mặt và điều tra các sự cố nội bộ.

• Đặt kỳ vọng và thời hạn rõ ràng

  Nhóm của bạn sẽ không bao giờ hoạt động hiệu quả nếu họ không biết bạn mong đợi điều gì và khi nào ở họ. Đặt ra các mục tiêu rõ ràng và có thể đo lường được không chỉ cho toàn bộ doanh nghiệp mà còn cho từng nhóm và thành viên trong nhóm.

• Sử dụng phần mềm quản lý dự án

  Có rất nhiều ứng dụng trên thị trường giúp quản lý dự án dễ dàng và hiệu quả. Chúng cho phép bạn theo dõi ai chịu trách nhiệm về công việc gì và họ dành bao nhiêu thời gian cho việc đó. Bạn có thể phân công nhiệm vụ cho nhân viên, đặt ra thời hạn và thảo luận về dự án - tất cả chỉ trong một chương trình. Tiết kiệm thời gian quản lý và phối hợp nỗ lực của nhóm bạn.

• Đo lường kết quả chứ không phải thời gian làm việc

  Nhóm của bạn có thể là nhóm đúng giờ nhất trên thế giới, đến và rời văn phòng đúng giờ. Tuy nhiên, họ có thể dành phần lớn thời gian làm việc để xem những video hài hước về mèo trên Youtube hoặc tình cờ trò chuyện với đồng nghiệp bên tách cà phê. Ngược lại, một người luôn có thể đến muộn nửa giờ - nhưng lại mang lại lợi ích cao nhất cho công ty. Hãy xem xét kết quả công việc chứ không phải lượng thời gian nhân viên dành cho văn phòng.

• Chất lượng hơn số lượng

  Năm nhiệm vụ được thực hiện tốt mang lại nhiều lợi nhuận hơn hàng chục nhiệm vụ được thực hiện kém. Khi đánh giá năng suất, hãy chú ý nhiều hơn đến chất lượng công việc chứ không phải số lượng. Nó đặc biệt có ý nghĩa đối với các doanh nghiệp sản xuất.

• Đưa ra phản hồi

  If you notice a low-productive worker, do not rush to call them lazy and say "goodbye". They may be struggling due to the lack of training or unclear tasks. In this case, your advice and feedback will improve their work performance. Interact with the team and create an efficient feedback culture in your company.

• Theo dõi hoạt động máy tính

  Sử dụng phần mềm giám sát nhân viên như CleverControl sẽ cho phép bạn xem xét quy trình làm việc và xem nhóm của bạn thực hiện nhiệm vụ của mình như thế nào. Phát hiện các hoạt động không hiệu quả, theo dõi chấm công, thời gian làm việc và kiểm soát việc sử dụng các nguồn lực của công ty.

Ngày nay, phần mềm giám sát nhân viên là phương pháp theo dõi năng suất phổ biến nhất ở hầu hết các công ty, dù lớn hay nhỏ. Thật dễ dàng và hiệu quả: quản trị viên hệ thống cài đặt chương trình giám sát trên máy tính của công ty. Sau đó, chương trình sẽ thực hiện mọi công việc, tự động theo dõi hoạt động trên các máy tính này và diễn giải nó. Tùy thuộc vào chức năng của phần mềm đã chọn, nó có thể ghi lại các lần nhấn phím, thời gian hoạt động và không hoạt động, điểm danh, hoàn thành nhiệm vụ, chụp ảnh màn hình và hơn thế nữa. Các chương trình tiên tiến nhất có các tính năng bổ sung như màn hình phát sóng trực tiếp của các máy tính được giám sát, tạo bản ghi video, âm thanh hoặc cuộc gọi, tính lương và các tính năng khác.

Bạn có thể nhận dữ liệu được thu thập qua email, bộ nhớ đám mây hoặc bảng điều khiển trực tuyến của mình và luôn nắm rõ quy trình làm việc cả ở văn phòng và khi đi công tác.

Ưu điểm chính của việc giám sát nhân viên là cải thiện năng suất. Khi các nhân viên biết mình đang bị giám sát, họ sẽ nỗ lực hơn trong nhiệm vụ công việc và trở nên gắn bó hơn. Tuy nhiên, việc theo dõi nhân viên còn có nhiều lợi ích hơn thế. Nó giúp:

• phát hiện ra mô hình làm việc không hiệu quả hoặc những khó khăn không lường trước được, ví dụ như khi nhân viên dành nhiều thời gian cho công việc hơn dự kiến

• phân tích quy trình làm việc và tối ưu hóa chúng

• tiết lộ sự cần thiết phải phân phối lại khối lượng công việc

• xác định nhu cầu đào tạo

• theo dõi thời gian làm việc và tham dự

• đảm bảo rằng nhân viên sử dụng tài nguyên của công ty một cách khôn ngoan

• tiết kiệm phần mềm hoặc tài nguyên không sử dụng và giữ chân nhân viên

• kiểm soát rằng các thành viên trong nhóm luôn tuân thủ quy tắc ứng xử của công ty cả trong tương tác với đồng nghiệp và khách hàng

• ngăn chặn rò rỉ dữ liệu nhạy cảm

• cung cấp bằng chứng cần thiết trong điều tra nội bộ

• cải thiện điều kiện làm việc

Âm thanh tuyệt vời? Việc giám sát nhân viên thực sự mang lại nhiều cơ hội cho người sử dụng lao động tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và đạt được kết quả tốt hơn. Tuy nhiên, viễn cảnh bị giám sát thường không mấy dễ chịu đối với người lao động. Dưới đây là một số vấn đề:

• Nhân viên có thể cảm thấy việc giám sát vi phạm quyền riêng tư của họ

• Họ có thể coi đó là sự thiếu tin tưởng

• Biết về phần mềm theo dõi năng suất, một người có thể làm việc quá sức và lo lắng về hiệu suất của mình, dẫn đến mức độ căng thẳng cao hơn và nguy cơ kiệt sức.

• Nhiều người sử dụng cùng một thiết bị ở nơi làm việc và ở nhà. Họ có thể coi việc giám sát là sự xâm phạm vào cuộc sống cá nhân của họ

• Dữ liệu đã thu thập có thể bị lạm dụng nếu có người truy cập sai vào dữ liệu đó

• Người sử dụng lao động phải nghiên cứu và tuân thủ các yêu cầu pháp lý về giám sát nhân viên. Với tư cách là người sử dụng lao động, bạn phải minh bạch với nhân viên của mình về những dữ liệu bạn thu thập và cho mục đích gì. Hãy nói rõ rằng mục tiêu của bạn không phải là do thám mà là tạo ra một nơi làm việc nơi mọi người có thể thực hiện nhiệm vụ của mình một cách tốt nhất và làm việc cùng nhau như một nhóm

Vì vậy, bạn biết việc giám sát có thể giúp bạn đạt được mục tiêu kinh doanh cao hơn như thế nào. Bạn đã cân nhắc những ưu và nhược điểm và chọn công cụ tốt nhất cho mục đích của mình. Tuy nhiên, có một vấn đề quan trọng hơn cần xem xét - luật giám sát nhân viên.

Mặc dù người sử dụng lao động đã theo dõi nhân viên của họ trong nhiều năm nhưng các luật về giám sát nhân viên vẫn còn mơ hồ và phụ thuộc nhiều vào quốc gia, tiểu bang hoặc thậm chí cả quận. Nói về Hoa Kỳ, hầu hết các phương pháp giám sát đều hợp pháp ở đây. Người sử dụng lao động có quyền tự do giám sát việc sử dụng máy tính và Internet, tin nhắn riêng tư, email, cuộc gọi điện thoại trên các thiết bị do công ty sở hữu. Họ có thể thực hiện giám sát bằng video và âm thanh (không bao gồm không gian riêng tư) và thậm chí giám sát các thiết bị cá nhân (với một số hạn chế) nếu nhân viên sử dụng chúng cho công việc. Hơn nữa, ở một số bang, người sử dụng lao động không có nghĩa vụ phải thông báo cho nhân viên về hầu hết các hoạt động giám sát.

Tuy nhiên, chúng tôi vẫn khuyên bạn nên minh bạch về chính sách của công ty và lý do giám sát. Bằng cách này, bạn giảm bớt căng thẳng khi bị theo dõi nhân viên của mình và tránh mọi tranh chấp có thể xảy ra trong tương lai.

Ở Châu Âu, hầu hết các phương pháp giám sát nhân viên đều hợp pháp nếu chúng tuân thủ luật GDPR. Được giới thiệu vào ngày 25 tháng 5 năm 2018, Quy định chung về bảo vệ dữ liệu (GDPR) nhằm mục đích trao cho các cá nhân quyền kiểm soát dữ liệu của họ. Nó áp dụng cho mọi tổ chức và quy định cách họ phải xử lý và lưu giữ dữ liệu cá nhân của các cá nhân. Theo GDPR, bạn, với tư cách là người sử dụng lao động, phải thông báo cho nhân viên về các phương pháp giám sát và nhận được sự đồng ý của họ để thu thập dữ liệu. Bạn cũng có trách nhiệm bảo vệ dữ liệu được thu thập.

GDPR áp dụng cho tất cả các tổ chức ở EU. Nó cũng bao gồm các doanh nghiệp có trụ sở bên ngoài nhưng có nhân viên ở EU.

GDPR không đề cập trực tiếp đến nhiều khía cạnh của việc giám sát tại nơi làm việc, chẳng hạn như máy tính, việc sử dụng Internet, email và theo dõi phương tiện truyền thông xã hội. Ở đây, nguyên tắc chung là thông báo trước cho nhân viên về việc giám sát thông qua chính sách nội bộ rõ ràng và nhận được sự đồng ý của họ. Các phương pháp theo dõi mà bạn sử dụng không được vi phạm hoặc hạn chế quyền riêng tư cơ bản của người đó. GDPR nghiêm cấm ghi lại các thao tác gõ phím và sàng lọc hoạt động trên các thiết bị cá nhân và thuộc sở hữu của công ty mà người đó có thể sử dụng cho công việc.

Có luật tương tự ở Ấn Độ, Canada, Nigeria, Malaysia và một số quốc gia khác. Người sử dụng lao động phải có lý do chính đáng để theo dõi nhân viên, thông báo cho nhân viên biết họ thu thập dữ liệu gì, bằng phương tiện gì và xin phép họ giám sát. Tuy nhiên, có khá nhiều sắc thái ở đây, tùy thuộc vào quốc gia. Ví dụ: ở Nga, người sử dụng lao động chỉ có thể theo dõi thời lượng của các cuộc gọi điện thoại và số lượng người tham gia chứ không thể theo dõi các cuộc gọi điện thoại thực tế. Ở Phần Lan, nơi có luật bảo vệ dữ liệu nghiêm ngặt nhất, người sử dụng lao động có rất ít quyền giám sát việc sử dụng máy tính.

Để đảm bảo rằng việc giám sát trong công ty của bạn không vi phạm bất kỳ luật nào, chúng tôi khuyên bạn nên luôn tham khảo luật pháp địa phương và tiểu bang của mình. Bạn cũng nên minh bạch với nhân viên của mình về lý do giám sát, dữ liệu nào bạn thu thập và cách bạn sẽ sử dụng dữ liệu đó.