Hur man implementerar CleverControl i enlighet med GDPR

Observera att den här artikeln är en rekommendation och inte är avsedd att ersätta juridisk rådgivning. GDPR-efterlevnad är ett komplext rättsområde, och informationen som tillhandahålls här är endast för allmän vägledning. Det är viktigt att rådgöra med en kvalificerad advokat i ditt område som är specialiserad på dataskydd och integritetslagar för att säkerställa att din organisation följer GDPR till fullo. Den här artikeln bör betraktas som en utgångspunkt för din forskning, inte en ersättning för professionell juridisk rådgivning.

The General Data Protection Regulation (GDPR) is a comprehensive data privacy and protection law enacted by the European Union (EU) in 2018. Its primary aim is to give individuals more control over personal data collected by "controllers" and to harmonize data protection regulations across the EU member states. "Controllers" are individuals, businesses, organizations, or other bodies that collect information.

GDPR bygger på flera grundläggande principer:

• syftesbegränsningar: uppgifter bör samlas in och behandlas endast för det ändamål de var avsedda för;
• transparens och information om databehandling;
• laglig och rättvis databehandling: den registeransvarige bör ha en rättslig grund och arbeta i personens bästa;
• minimering av datainsamling: endast den absolut nödvändiga mängden data bör samlas in och bearbetas;
• riktigheten av insamlade uppgifter: den registeransvarige bör vidta rimliga åtgärder för att få så exakta uppgifter som möjligt;
• begränsad lagringstid: den registeransvarige bör radera personuppgifter som inte längre behövs;
• datasäkerhet och konfidentialitetsgarantier: endast den registeransvariges auktoriserade personal ska få tillgång till de insamlade uppgifterna;
• ansvarighet: den registeransvarige är ansvarig för att följa GDPR.

Dessutom ger GDPR individer rättigheter som rätten att få tillgång till, korrigera och radera deras data, samt rätten till dataportabilitet. Organisationer måste följa dessa principer och skydda individers integritetsrättigheter om de samlar in data från individer i Europeiska unionen.

Studera GDPR för att förstå dess nyckelprinciper, krav och skyldigheter, särskilt hur de gäller för övervakning och bearbetning av anställdas data. När du är osäker, sök juridisk rådgivning från experter som är väl insatta i GDPR och dataskyddslagar för att säkerställa att dina övervakningsmetoder överensstämmer med juridiska krav.

Ärlighet är alltid den bästa policyn, och när det gäller insamling av personuppgifter är det av yttersta vikt. Enligt GDPR har personen rätt att veta att du samlar in dennes personuppgifter, så du måste implementera medarbetarövervakning öppet. Innan du installerar CleverControl, informera dina anställda att du vill övervaka deras aktivitet på arbetsdatorer och följaktligen samla in deras data.

Förklara exakt vilken data du ska samla in och hur du ska bearbeta och använda den.

GDPR kräver att du samlar in personuppgifter endast för specificerade, explicita och legitima ändamål och inte behandlar dem på ett sätt som är oförenligt med dessa ändamål. Definiera skäl och tydliga mål för att använda CleverControl och förklara dem för anställda. Skulle dessa mål ändras, se till att informera personalen om dessa förändringar.

Se till att dina anställda har lämnat informerat samtycke till övervakning. Vi rekommenderar att du gör det i skriftlig form. Dokumentet bör vara mycket tydligt om vad anställda går med på. Anställda har rätt att när som helst återkalla sitt samtycke.

GDPR uppmuntrar dig att endast samla in de uppgifter som är strikt nödvändiga för legitima affärsändamål och dina mål för övervakning. Undvik att samla in överdriven eller irrelevant information om dina anställda.

Beroende på dina mål kanske du vill samla in olika information, och denna information kan variera från team till team eller till och med från anställd till anställd. CleverControl kommer med flexibla övervakningsinställningar, så att du enkelt kan konfigurera vilken information programmet samlar in om varje anställd.

Enligt GDPR har individer rätt att få tillgång till sina uppgifter, göra invändningar, rätta till felaktigheter och begära radering av uppgifter. Ha en process på plats för att svara på dessa förfrågningar omgående.

Så här kan CleverControl hjälpa dig att hålla dig i linje med anställdas rättigheter:

• du kan ge anställda tillgång till insamlad data med funktionen Rapporter. Rapporter innehåller all insamlad data för varje period och användare i ett bekvämt format. Du kan ladda ner och skicka dem till anställda när som helst.
• anställda kan installera CleverControl på sina datorer genom att följa en speciell länk eller använda installationsfilen du tillhandahåller. Detta är ett av sätten de uttryckligen kan uttrycka sitt samtycke till övervakning.
• CleverControl lagrar all insamlad data på den övervakade datorn innan den levereras till övervakningspanelen. Du kan radera alla eller en viss typ av data direkt från den datorn med hjälp av instrumentpanelen.
• CleverControl Cloud lagrar insamlad data på online-instrumentpanelen i 1 till 12 månader, beroende på datatyp. Därefter raderas den automatiskt permanent utan möjlighet till återställning. För närvarande finns det inget alternativ att radera data manuellt. Du kan dock ta bort datorn från din instrumentpanel och all data som är kopplad till den kommer också att tas bort.
• CleverControl On-Premise och CleverControl Local for Small Business ger dig full kontroll över den insamlade informationen eftersom data finns kvar i företagets lokaler. Definiera och följ specifika datalagringsperioder för personalövervakningsdata. När uppgifterna inte längre behövs för det avsedda syftet bör de tas bort på ett säkert sätt.

GDPR kräver att endast den personal som behandlar uppgifterna ska ha tillgång till dem.

På CleverControl har vi ingen tillgång till insamlade övervakningsloggar – all data bearbetas automatiskt och lagras på ett krypterat sätt. Endast CleverControl-kontoägaren har tillgång till den insamlade informationen. För att förbli kompatibel med GDPR, dela denna åtkomst endast med chefer som gör medarbetarbedömningar baserat på insamlad data. Se till att endast behörig personal kan se övervakningsloggarna.

CleverControl On-Premise och CleverControl Local for Small Business utformades specifikt för att ge företaget full kontroll över hur data lagras och bearbetas – och vem som kan komma åt den.

Utbilda dina anställda i GDPR-efterlevnad och ditt företags dataskyddspolicy, särskilt de som är involverade i dataövervakning och databehandling.

Att implementera CleverControl med bibehållen efterlevnad av GDPR är viktigt för organisationer som strävar efter att övervaka anställdas aktiviteter i EU samtidigt som de respekterar deras datasekretessrättigheter. Genom att följa riktlinjerna som beskrivs i den här artikeln, såsom dataminimering, transparens, samtycke och robusta säkerhetsåtgärder, kan du hitta en balans mellan effektiv medarbetarövervakning och efterlevnad av GDPR.

Kom ihåg att GDPR är en dynamisk förordning, och att hålla sig uppdaterad med eventuella lagändringar är avgörande. Regelbundna revisioner, utbildning av anställda och juridisk rådgivning vid behov är alla en del av den pågående processen för att säkerställa att din CleverControl-implementering överensstämmer med GDPR-principerna.

Att införliva dessa metoder i din organisations inställning till CleverControl hjälper dig inte bara att upprätthålla datasekretess utan också främja förtroende och transparens bland dina anställda. Att hitta denna balans är inte bara ett juridiskt krav; det är ett bevis på ditt engagemang för att respektera individers rättigheter och skydda deras personuppgifter. Kom ihåg att dataskydd och efterlevnad är ständigt ansvar och väsentliga delar av ansvarsfulla och etiska affärspraxis i dagens datadrivna värld.