Como implementar o CleverControl em conformidade com o RGPD

Tenha em atenção que este artigo é uma recomendação e não pretende substituir o aconselhamento jurídico. A conformidade com o RGPD é uma área complexa do direito e as informações aqui fornecidas destinam-se apenas a fins de orientação geral. É essencial consultar um advogado qualificado na sua área, especializado em leis de proteção de dados e privacidade, para garantir a total conformidade da sua organização com o RGPD. Este artigo deve ser considerado um ponto de partida para a sua investigação e não um substituto para aconselhamento jurídico profissional.

O Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD) é uma lei abrangente de privacidade e proteção de dados promulgada pela União Europeia (UE) em 2018. O seu principal objetivo é dar aos indivíduos mais controlo sobre os dados pessoais recolhidos pelos "responsáveis pelo tratamento" e harmonizar os regulamentos de proteção de dados nos Estados-Membros da UE. Os "responsáveis pelo tratamento" são indivíduos, empresas, organizações ou outros organismos que recolhem informações.

O RGPD assenta em vários princípios fundamentais:

• limitações da finalidade: os dados devem ser recolhidos e tratados apenas para os fins a que se destinam;
• transparência e informação sobre o tratamento de dados;
• tratamento de dados lícito e leal: o responsável pelo tratamento deve ter uma base jurídica e atuar no interesse superior da pessoa;
• minimização da recolha de dados: apenas a quantidade estritamente necessária de dados deve ser recolhida e processada;
• exatidão dos dados recolhidos: o responsável pelo tratamento deve tomar medidas razoáveis para dispor de dados tão exactos quanto possível;
• duração limitada da conservação: o responsável pelo tratamento deve apagar os dados pessoais que já não sejam necessários;
• garantias de segurança e confidencialidade dos dados: apenas o pessoal autorizado do responsável pelo tratamento deve aceder aos dados recolhidos;
• responsabilidade: o responsável pelo tratamento é responsável pelo cumprimento do RGPD.

Além disso, o GDPR concede aos indivíduos direitos como o direito de aceder, retificar e apagar os seus dados, bem como o direito à portabilidade dos dados. As organizações devem aderir a estes princípios e proteger os direitos de privacidade dos indivíduos se recolherem dados de indivíduos na União Europeia.

Estudar o RGPD para compreender os seus princípios, requisitos e obrigações fundamentais, especialmente a forma como se aplicam à monitorização e ao processamento dos dados dos colaboradores. Em caso de dúvida, procure aconselhamento jurídico junto de especialistas bem versados no RGPD e nas leis de privacidade de dados para garantir que as suas práticas de monitorização estão em conformidade com os requisitos legais.

A honestidade é sempre a melhor política, e quando se trata de recolher dados pessoais, é de extrema importância. De acordo com o RGPD, a pessoa tem o direito de saber que recolhe os seus dados pessoais, pelo que deve implementar a monitorização dos funcionários de forma aberta. Antes de instalar o CleverControl, informe os seus funcionários de que pretende monitorizar a sua atividade nos computadores de trabalho e, consequentemente, recolher os seus dados.

Explique quais os dados exactos que vai recolher e como os vai processar e utilizar.

O RGPD exige que recolha dados pessoais apenas para fins específicos, explícitos e legítimos e que não os processe de forma incompatível com esses fins. Defina razões e objectivos claros para a utilização do CleverControl e explique-os aos colaboradores. Se estes objectivos mudarem, não se esqueça de informar o pessoal sobre estas alterações.

Certifique-se de que os seus empregados deram o seu consentimento informado para a monitorização. Recomendamos que o façam por escrito. O documento deve ser muito claro sobre aquilo com que os funcionários estão a concordar. Os trabalhadores têm o direito de retirar o seu consentimento em qualquer altura.

O RGPD incentiva-o a recolher apenas os dados estritamente necessários para fins comerciais legítimos e para os seus objectivos de monitorização. Evite recolher informações excessivas ou irrelevantes sobre os seus empregados.

Dependendo dos seus objectivos, pode querer recolher informação diversa, e esta informação pode variar de equipa para equipa ou mesmo de empregado para empregado. O CleverControl é fornecido com definições de monitorização flexíveis, permitindo-lhe configurar facilmente a informação que o programa recolhe sobre cada colaborador.

Ao abrigo do RGPD, as pessoas têm o direito de aceder aos seus dados, opor-se, retificar imprecisões e solicitar a eliminação de dados. Ter um processo em vigor para responder prontamente a estes pedidos.

Eis como o CleverControl o pode ajudar a respeitar os direitos dos trabalhadores:

• pode dar aos empregados acesso aos dados recolhidos com a funcionalidade Relatórios. Os relatórios contêm todos os dados recolhidos para qualquer período e utilizador num formato conveniente. Pode descarregá-los e enviá-los aos empregados em qualquer altura.
• Os colaboradores podem instalar o CleverControl nos seus computadores seguindo uma hiperligação especial ou utilizando o ficheiro de instalação que lhes é fornecido. Esta é uma das formas de expressar explicitamente o seu consentimento à monitorização.
• O CleverControl armazena todos os dados recolhidos no computador monitorizado antes de os enviar para o painel de controlo. Pode apagar imediatamente todos os dados ou um tipo específico de dados desse computador utilizando o painel de controlo.
• O CleverControl Cloud armazena os dados recolhidos no painel de controlo online durante 1 a 12 meses, consoante o tipo de dados. Depois disso, são automaticamente apagados de forma permanente sem possibilidade de recuperação. Atualmente, não existe a possibilidade de apagar os dados manualmente. No entanto, pode remover o computador do seu painel de controlo, e todos os dados associados ao mesmo serão também removidos.
• O CleverControl On-Premise e o CleverControl Local for Small Business dão-lhe controlo total sobre os dados recolhidos, uma vez que os dados permanecem nas instalações da sua empresa. Definir e aderir a períodos de retenção de dados específicos para os dados de monitorização dos funcionários. Quando os dados já não forem necessários para o fim a que se destinam, devem ser eliminados de forma segura.

O RGPD exige que apenas o pessoal que processa os dados tenha acesso aos mesmos.

No CleverControl, não temos qualquer acesso aos registos de monitorização recolhidos - todos os dados são processados automaticamente e armazenados de forma encriptada. Apenas o proprietário da conta CleverControl tem acesso à informação recolhida. Para se manter em conformidade com o RGPD, partilhe este acesso apenas com os gestores que realizam avaliações dos colaboradores com base nos dados recolhidos. Certifique-se de que apenas o pessoal autorizado pode visualizar os registos de monitorização.

O CleverControl On-Premise e o CleverControl Local for Small Business foram especificamente concebidos para dar à empresa controlo total sobre a forma como os dados são armazenados e processados - e quem pode aceder aos mesmos.

Dê formação aos seus empregados sobre a conformidade com o RGPD e as políticas de proteção de dados da sua empresa, especialmente aos que estão envolvidos na monitorização e no processamento de dados.

A implementação do CleverControl, mantendo a conformidade com o RGPD, é essencial para as organizações que pretendem monitorizar as actividades dos colaboradores na UE, respeitando os seus direitos de privacidade de dados. Ao seguir as directrizes descritas neste artigo, tais como minimização de dados, transparência, consentimento e medidas de segurança robustas, pode encontrar um equilíbrio entre a monitorização eficaz dos colaboradores e a conformidade com o RGPD.

Lembre-se que o RGPD é um regulamento dinâmico, e manter-se atualizado com quaisquer alterações na lei é crucial. Auditorias regulares, formação dos funcionários e consulta jurídica, quando necessário, fazem parte do processo contínuo para garantir que a sua implementação do CleverControl está alinhada com os princípios do RGPD.

A incorporação destas práticas na abordagem da sua organização ao CleverControl não só o ajudará a manter a privacidade dos dados, como também promoverá a confiança e a transparência entre os seus colaboradores. Atingir este equilíbrio não é apenas um requisito legal; é um testemunho do seu empenho em respeitar os direitos dos indivíduos e salvaguardar os seus dados pessoais. Lembre-se de que a proteção de dados e a conformidade são responsabilidades contínuas e elementos essenciais de práticas empresariais responsáveis e éticas no mundo atual, orientado para os dados.