Cara Menerapkan CleverControl Sesuai GDPR

Perlu diketahui bahwa artikel ini merupakan rekomendasi dan tidak dimaksudkan untuk menggantikan penasihat hukum. Kepatuhan terhadap GDPR adalah bidang hukum yang kompleks, dan informasi yang diberikan di sini hanya untuk tujuan panduan umum. Penting untuk berkonsultasi dengan pengacara berkualifikasi di wilayah Anda yang berspesialisasi dalam undang-undang perlindungan data dan privasi untuk memastikan kepatuhan penuh organisasi Anda terhadap GDPR. Artikel ini harus dianggap sebagai titik awal penelitian Anda, bukan sebagai pengganti nasihat hukum profesional.

The General Data Protection Regulation (GDPR) is a comprehensive data privacy and protection law enacted by the European Union (EU) in 2018. Its primary aim is to give individuals more control over personal data collected by "controllers" and to harmonize data protection regulations across the EU member states. "Controllers" are individuals, businesses, organizations, or other bodies that collect information.

GDPR mengacu pada beberapa prinsip dasar:

• batasan tujuan: data harus dikumpulkan dan diproses hanya untuk tujuan yang dimaksudkan;
• transparansi dan informasi tentang pengolahan data;
• pemrosesan data yang sah dan adil: pengontrol harus memiliki dasar hukum dan bekerja demi kepentingan terbaik orang tersebut;
• minimalisasi pengumpulan data: hanya jumlah data yang benar-benar diperlukan yang boleh dikumpulkan dan diproses;
• keakuratan data yang dikumpulkan: pengontrol harus mengambil tindakan yang wajar untuk mendapatkan data seakurat mungkin;
• durasi penyimpanan terbatas: pengontrol harus menghapus data pribadi yang tidak diperlukan lagi;
• jaminan keamanan dan kerahasiaan data: hanya personel resmi pengontrol yang boleh mengakses data yang dikumpulkan;
• akuntabilitas: pengontrol bertanggung jawab untuk mematuhi GDPR.

Selain itu, GDPR memberikan hak kepada individu seperti hak untuk mengakses, memperbaiki, dan menghapus data mereka, serta hak atas portabilitas data. Organisasi harus mematuhi prinsip-prinsip ini dan melindungi hak privasi individu jika mereka mengumpulkan data dari individu di Uni Eropa.

Pelajari GDPR untuk memahami prinsip, persyaratan, dan kewajiban utamanya, terutama penerapannya dalam pemantauan dan pemrosesan data karyawan. Jika ragu, carilah penasihat hukum dari para ahli yang berpengalaman dalam GDPR dan undang-undang privasi data untuk memastikan praktik pemantauan Anda sejalan dengan persyaratan hukum.

Kejujuran selalu menjadi kebijakan terbaik, dan dalam hal pengumpulan data pribadi, ini adalah hal yang paling penting. Menurut GDPR, orang tersebut berhak mengetahui bahwa Anda mengumpulkan data pribadinya, sehingga Anda harus menerapkan pemantauan karyawan secara terbuka. Sebelum menginstal CleverControl, beri tahu karyawan Anda bahwa Anda ingin memantau aktivitas mereka di komputer kerja dan mengumpulkan data mereka.

Jelaskan data apa sebenarnya yang akan Anda kumpulkan dan bagaimana Anda akan memproses dan menggunakannya.

GDPR mengharuskan Anda mengumpulkan data pribadi hanya untuk tujuan tertentu, eksplisit, dan sah dan tidak memprosesnya dengan cara yang tidak sesuai dengan tujuan tersebut. Tentukan alasan dan tujuan yang jelas dalam menggunakan CleverControl dan jelaskan kepada karyawan. Jika tujuan ini berubah, pastikan untuk memberi tahu staf tentang perubahan tersebut.

Pastikan karyawan Anda telah memberikan persetujuan untuk melakukan pemantauan. Kami merekomendasikan melakukannya dalam bentuk tertulis. Dokumen tersebut harus sangat jelas tentang apa yang disetujui oleh karyawan. Karyawan mempunyai hak untuk menarik persetujuannya kapan saja.

GDPR mendorong Anda untuk hanya mengumpulkan data yang benar-benar diperlukan untuk tujuan bisnis yang sah dan tujuan pemantauan Anda. Hindari mengumpulkan informasi yang berlebihan atau tidak relevan tentang karyawan Anda.

Tergantung pada tujuan Anda, Anda mungkin ingin mengumpulkan beragam informasi, dan informasi ini mungkin berbeda dari tim ke tim atau bahkan dari karyawan ke karyawan. CleverControl hadir dengan pengaturan pemantauan yang fleksibel, memungkinkan Anda dengan mudah mengonfigurasi informasi apa yang dikumpulkan program tentang setiap karyawan.

Berdasarkan GDPR, individu memiliki hak untuk mengakses data mereka, mengajukan keberatan, memperbaiki ketidakakuratan, dan meminta penghapusan data. Miliki proses untuk menanggapi permintaan ini dengan segera.

Berikut cara CleverControl membantu Anda tetap mematuhi hak-hak karyawan:

• Anda dapat memberi karyawan akses ke data yang dikumpulkan dengan fitur Laporan. Laporan berisi semua data yang dikumpulkan untuk periode apa pun dan pengguna dalam format yang nyaman. Anda dapat mengunduh dan mengirimkannya ke karyawan kapan saja.
• karyawan dapat menginstal CleverControl di komputer mereka dengan mengikuti tautan khusus atau menggunakan file penginstal yang Anda berikan. Ini adalah salah satu cara mereka secara eksplisit menyatakan persetujuan mereka terhadap pemantauan.
• CleverControl menyimpan semua data yang dikumpulkan di komputer yang dipantau sebelum mengirimkannya ke dasbor pemantauan. Anda dapat langsung menghapus semua atau jenis data tertentu dari komputer tersebut menggunakan dasbor.
• CleverControl Cloud menyimpan data yang dikumpulkan di dasbor online selama 1 hingga 12 bulan, bergantung pada tipe datanya. Setelah itu, secara otomatis terhapus secara permanen tanpa kemungkinan pemulihan. Saat ini, tidak ada pilihan untuk menghapus data secara manual. Namun, Anda dapat menghapus komputer dari dasbor Anda, dan semua data yang terkait dengannya juga akan dihapus.
• CleverControl On-Premise dan CleverControl Local untuk Bisnis Kecil memberi Anda kendali penuh atas data yang dikumpulkan karena data tetap berada di lokasi perusahaan Anda. Tentukan dan patuhi periode penyimpanan data tertentu untuk data pemantauan karyawan. Setelah data tidak lagi diperlukan untuk tujuan yang dimaksudkan, data tersebut harus dihapus dengan aman.

GDPR mengharuskan hanya personel yang memproses data yang boleh mengakses data tersebut.

Di CleverControl, kami tidak memiliki akses apa pun ke log pemantauan yang dikumpulkan - semua data diproses secara otomatis dan disimpan dengan cara terenkripsi. Hanya pemilik akun CleverControl yang memiliki akses ke informasi yang dikumpulkan. Agar tetap mematuhi GDPR, bagikan akses ini hanya kepada manajer yang melakukan penilaian karyawan berdasarkan data yang dikumpulkan. Pastikan hanya personel yang berwenang yang dapat melihat log pemantauan.

CleverControl On-Premise dan CleverControl Local for Small Business dirancang khusus untuk memberi perusahaan kendali penuh atas cara data disimpan dan diproses - dan siapa yang dapat mengaksesnya.

Latih karyawan Anda tentang kepatuhan GDPR dan kebijakan perlindungan data perusahaan Anda, terutama mereka yang terlibat dalam pemantauan dan pemrosesan data.

Menerapkan CleverControl sambil menjaga kepatuhan terhadap GDPR sangat penting bagi organisasi yang ingin memantau aktivitas karyawan di UE dengan tetap menghormati hak privasi data mereka. Dengan mengikuti pedoman yang diuraikan dalam artikel ini, seperti minimalisasi data, transparansi, persetujuan, dan langkah-langkah keamanan yang kuat, Anda dapat mencapai keseimbangan antara pemantauan karyawan yang efektif dan kepatuhan GDPR.

Ingatlah bahwa GDPR adalah peraturan yang dinamis, dan selalu mengikuti perkembangan perubahan undang-undang sangatlah penting. Audit rutin, pelatihan karyawan, dan konsultasi hukum bila diperlukan merupakan bagian dari proses berkelanjutan untuk memastikan penerapan CleverControl Anda selaras dengan prinsip GDPR.

Memasukkan praktik ini ke dalam pendekatan organisasi Anda terhadap CleverControl tidak hanya akan membantu Anda menjaga privasi data namun juga menumbuhkan kepercayaan dan transparansi di antara karyawan Anda. Mencapai keseimbangan ini bukan hanya sekedar persyaratan hukum; ini merupakan bukti komitmen Anda untuk menghormati hak individu dan menjaga data pribadi mereka. Ingatlah bahwa perlindungan dan kepatuhan data adalah tanggung jawab berkelanjutan dan elemen penting dari praktik bisnis yang bertanggung jawab dan etis di dunia yang berbasis data saat ini.