Cómo implantar CleverControl de conformidad con el GDPR

Tenga en cuenta que este artículo es una recomendación y no pretende sustituir al asesoramiento jurídico. El cumplimiento del GDPR es un área compleja de la ley, y la información proporcionada aquí es sólo para fines de orientación general. Es esencial consultar con un abogado calificado en su área que se especialice en protección de datos y leyes de privacidad para garantizar el pleno cumplimiento del GDPR por parte de su organización. Este artículo debe considerarse un punto de partida para su investigación, no un sustituto del asesoramiento jurídico profesional.

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) es una ley integral de privacidad y protección de datos promulgada por la Unión Europea (UE) en 2018. Su objetivo principal es dar a los individuos más control sobre los datos personales recopilados por los "controladores" y armonizar las regulaciones de protección de datos en todos los estados miembros de la UE. "Responsables del tratamiento" son personas, empresas, organizaciones u otros organismos que recopilan información.

El RGPD se basa en varios principios fundamentales:

• limitaciones de la finalidad: los datos deben recogerse y tratarse únicamente para la finalidad para la que fueron concebidos;
• transparencia e información sobre el tratamiento de datos;
• tratamiento de datos lícito y leal: el responsable del tratamiento debe tener una base jurídica y trabajar en el interés superior de la persona;
• minimización de la recogida de datos: sólo deben recogerse y tratarse los datos estrictamente necesarios;
• exactitud de los datos recogidos: el responsable del tratamiento debe tomar medidas razonables para disponer de los datos más exactos posibles;
• duración limitada del almacenamiento: el responsable del tratamiento debe borrar los datos personales que ya no sean necesarios;
• garantías de seguridad y confidencialidad de los datos: sólo el personal autorizado del responsable del tratamiento debe acceder a los datos recogidos;
• responsabilidad: el responsable del tratamiento es responsable del cumplimiento del RGPD.

Además, el RGPD concede a las personas derechos como el de acceso, rectificación y supresión de sus datos, así como el derecho a la portabilidad de los datos. Las organizaciones deben adherirse a estos principios y proteger los derechos de privacidad de las personas si recopilan datos de personas en la Unión Europea.

Estudie el RGPD para comprender sus principios, requisitos y obligaciones clave, especialmente cómo se aplican a la supervisión y el tratamiento de los datos de los empleados. En caso de duda, busque asesoramiento jurídico de expertos versados en el RGPD y las leyes de privacidad de datos para asegurarse de que sus prácticas de supervisión se ajustan a los requisitos legales.

La honestidad es siempre la mejor política, y cuando se trata de recopilar datos personales, es de suma importancia. Según el GDPR, la persona tiene derecho a saber que usted recopila sus datos personales, por lo que debe implementar la supervisión de empleados abiertamente. Antes de instalar CleverControl, informe a sus empleados de que desea supervisar su actividad en los ordenadores del trabajo y, en consecuencia, recopilar sus datos.

Explique qué datos va a recoger exactamente y cómo va a procesarlos y utilizarlos.

El GDPR exige que recopile datos personales únicamente con fines especificados, explícitos y legítimos y que no los procese de forma incompatible con dichos fines. Defina motivos y objetivos claros para utilizar CleverControl y explíqueselos a los empleados. Si estos objetivos cambian, asegúrese de informar a los empleados sobre estos cambios.

Asegúrese de que sus empleados han dado su consentimiento informado para la supervisión. Recomendamos hacerlo por escrito. El documento debe ser muy claro sobre lo que los empleados están aceptando. Los empleados tienen derecho a retirar su consentimiento en cualquier momento.

El GDPR le anima a recopilar únicamente los datos estrictamente necesarios para fines empresariales legítimos y sus objetivos de supervisión. Evite recopilar información excesiva o irrelevante sobre sus empleados.

Dependiendo de sus objetivos, es posible que desee recopilar información diversa, y esta información puede variar de un equipo a otro o incluso de un empleado a otro. CleverControl viene con ajustes de supervisión flexibles, lo que le permite configurar fácilmente qué información recopila el programa sobre cada empleado.

En virtud del RGPD, las personas tienen derecho a acceder a sus datos, oponerse, rectificar inexactitudes y solicitar la supresión de datos. Disponga de un proceso para responder a estas solicitudes con prontitud.

CleverControl puede ayudarle a respetar los derechos de sus empleados:

• puede proporcionar a los empleados acceso a los datos recopilados con la función Informes. Los informes contienen todos los datos recopilados para cualquier periodo y usuario en un formato práctico. Puede descargarlos y enviarlos a los empleados en cualquier momento.
• Los empleados pueden instalar CleverControl en sus ordenadores siguiendo un enlace especial o utilizando el archivo de instalación que usted les proporcione. Esta es una de las formas en que pueden expresar explícitamente su consentimiento a la supervisión.
• CleverControl almacena todos los datos recopilados en el ordenador supervisado antes de enviarlos al panel de control de supervisión. Puede borrar todos los datos o un tipo específico de datos inmediatamente de ese ordenador mediante el panel de control.
• CleverControl Cloud almacena los datos recopilados en el panel de control en línea de 1 a 12 meses, dependiendo del tipo de datos. Después, se borran automáticamente de forma permanente sin posibilidad de recuperación. Por el momento, no existe la opción de borrar los datos manualmente. Sin embargo, puedes eliminar el ordenador de tu panel de control y todos los datos asociados a él se eliminarán también.
• CleverControl On-Premise y CleverControl Local para pequeñas empresas le ofrecen un control total sobre los datos recopilados, ya que los datos permanecen dentro de las instalaciones de su empresa. Defina y respete periodos de conservación específicos para los datos de seguimiento de los empleados. Una vez que los datos ya no sean necesarios para el fin previsto, deben eliminarse de forma segura.

El GDPR exige que sólo tenga acceso a los datos el personal que los procesa.

En CleverControl no tenemos acceso a los registros de monitorización recopilados: todos los datos se procesan automáticamente y se almacenan de forma encriptada. Solo el propietario de la cuenta CleverControl tiene acceso a la información recopilada. Para cumplir con el GDPR, comparta este acceso solo con los gerentes que realizan evaluaciones de los empleados basadas en los datos recopilados. Asegúrese de que solo el personal autorizado pueda ver los registros de supervisión.

CleverControl On-Premise y CleverControl Local para pequeñas empresas se diseñaron específicamente para ofrecer a la empresa un control total sobre cómo se almacenan y procesan los datos, y quién puede acceder a ellos.

Forme a sus empleados sobre el cumplimiento del GDPR y las políticas de protección de datos de su empresa, especialmente a aquellos implicados en la supervisión y el procesamiento de datos.

Implementar CleverControl sin dejar de cumplir con el GDPR es esencial para las organizaciones que pretenden supervisar las actividades de los empleados en la UE respetando sus derechos de privacidad de datos. Siguiendo las directrices descritas en este artículo, como la minimización de datos, la transparencia, el consentimiento y las medidas de seguridad sólidas, puede lograr un equilibrio entre la supervisión eficaz de los empleados y el cumplimiento del GDPR.

Recuerde que el GDPR es una normativa dinámica y que es fundamental mantenerse al día de cualquier cambio en la ley. Las auditorías periódicas, la formación de los empleados y el asesoramiento jurídico cuando sea necesario forman parte del proceso continuo para garantizar que la implementación de CleverControl se ajusta a los principios del GDPR.

La incorporación de estas prácticas en el enfoque de su organización con respecto a CleverControl no sólo le ayudará a mantener la privacidad de los datos, sino que también fomentará la confianza y la transparencia entre sus empleados. Alcanzar este equilibrio no es sólo un requisito legal; es una prueba de su compromiso de respetar los derechos de las personas y salvaguardar sus datos personales. Recuerde que la protección de datos y el cumplimiento de la normativa son responsabilidades permanentes y elementos esenciales de las prácticas empresariales responsables y éticas en el mundo actual impulsado por los datos.