Πώς να εφαρμόσετε το CleverControl σε συμμόρφωση με το GDPR

Επισημαίνεται ότι το παρόν άρθρο αποτελεί σύσταση και δεν προορίζεται να αντικαταστήσει τη νομική συμβουλή. Η συμμόρφωση με τον ΓΚΠΔ είναι ένας πολύπλοκος τομέας δικαίου και οι πληροφορίες που παρέχονται εδώ έχουν μόνο γενικό καθοδηγητικό χαρακτήρα. Είναι απαραίτητο να συμβουλευτείτε έναν εξειδικευμένο δικηγόρο στην περιοχή σας, ο οποίος ειδικεύεται στους νόμους περί προστασίας δεδομένων και απορρήτου, προκειμένου να διασφαλίσετε την πλήρη συμμόρφωση του οργανισμού σας με τον ΓΚΠΔ. Το παρόν άρθρο θα πρέπει να θεωρείται σημείο εκκίνησης για την έρευνά σας και όχι υποκατάστατο επαγγελματικών νομικών συμβουλών.

Ο Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων (ΓΚΠΔ) είναι ένας ολοκληρωμένος νόμος για την προστασία της ιδιωτικής ζωής και των δεδομένων που θεσπίστηκε από την Ευρωπαϊκή Ένωση (ΕΕ) το 2018. Πρωταρχικός στόχος του είναι να δώσει στα άτομα μεγαλύτερο έλεγχο των προσωπικών δεδομένων που συλλέγονται από τους "υπεύθυνους επεξεργασίας" και να εναρμονίσει τους κανονισμούς προστασίας δεδομένων στα κράτη μέλη της ΕΕ. Οι "υπεύθυνοι επεξεργασίας" είναι άτομα, επιχειρήσεις, οργανισμοί ή άλλοι φορείς που συλλέγουν πληροφορίες.

Ο ΓΚΠΔ βασίζεται σε διάφορες θεμελιώδεις αρχές:

• περιορισμοί σκοπού: τα δεδομένα θα πρέπει να συλλέγονται και να υποβάλλονται σε επεξεργασία μόνο για τον σκοπό για τον οποίο προορίζονται,
• διαφάνεια και ενημέρωση σχετικά με την επεξεργασία δεδομένων,
• νόμιμη και δίκαιη επεξεργασία δεδομένων: ο υπεύθυνος επεξεργασίας θα πρέπει να έχει νομική βάση και να εργάζεται προς το συμφέρον του ατόμου,
• ελαχιστοποίηση της συλλογής δεδομένων: θα πρέπει να συλλέγεται και να επεξεργάζεται μόνο ο απολύτως αναγκαίος όγκος δεδομένων,
• ακρίβεια των συλλεγόμενων δεδομένων: ο υπεύθυνος επεξεργασίας θα πρέπει να λαμβάνει εύλογα μέτρα για να έχει όσο το δυνατόν ακριβέστερα δεδομένα,
• περιορισμένη διάρκεια αποθήκευσης: ο υπεύθυνος επεξεργασίας θα πρέπει να διαγράφει τα προσωπικά δεδομένα που δεν χρειάζονται πλέον,
• εγγυήσεις ασφάλειας και εμπιστευτικότητας των δεδομένων: μόνο το εξουσιοδοτημένο προσωπικό του υπεύθυνου επεξεργασίας θα πρέπει να έχει πρόσβαση στα συλλεγόμενα δεδομένα,
• υπευθυνότητα: ο υπεύθυνος επεξεργασίας είναι υπεύθυνος για τη συμμόρφωση με τον ΓΚΠΔ.

Επιπλέον, ο ΓΚΠΔ παρέχει στα άτομα δικαιώματα όπως το δικαίωμα πρόσβασης, διόρθωσης και διαγραφής των δεδομένων τους, καθώς και το δικαίωμα φορητότητας των δεδομένων. Οι οργανισμοί πρέπει να τηρούν αυτές τις αρχές και να προστατεύουν τα δικαιώματα των ατόμων στην ιδιωτική ζωή, εάν συλλέγουν δεδομένα από άτομα στην Ευρωπαϊκή Ένωση.

Μελετήστε τον ΓΚΠΔ για να κατανοήσετε τις βασικές αρχές, απαιτήσεις και υποχρεώσεις του, ιδίως πώς εφαρμόζονται στην παρακολούθηση και επεξεργασία των δεδομένων των εργαζομένων. Όταν έχετε αμφιβολίες, ζητήστε νομική συμβουλή από εμπειρογνώμονες που γνωρίζουν καλά τον ΓΚΠΔ και τους νόμους περί απορρήτου δεδομένων, ώστε να διασφαλίσετε ότι οι πρακτικές παρακολούθησης που εφαρμόζετε ευθυγραμμίζονται με τις νομικές απαιτήσεις.

Η ειλικρίνεια είναι πάντα η καλύτερη πολιτική, και όταν πρόκειται για τη συλλογή προσωπικών δεδομένων, είναι ύψιστης σημασίας. Σύμφωνα με τον ΓΚΠΔ, το άτομο έχει το δικαίωμα να γνωρίζει ότι συλλέγετε τα προσωπικά του δεδομένα, επομένως πρέπει να εφαρμόζετε την παρακολούθηση των εργαζομένων ανοιχτά. Πριν από την εγκατάσταση του CleverControl, ενημερώστε τους υπαλλήλους σας ότι θέλετε να παρακολουθείτε τη δραστηριότητά τους στους υπολογιστές εργασίας και, κατά συνέπεια, να συλλέγετε τα δεδομένα τους.

Εξηγήστε ποια ακριβώς δεδομένα πρόκειται να συλλέξετε και πώς θα τα επεξεργαστείτε και θα τα χρησιμοποιήσετε.

Ο ΓΚΠΔ απαιτεί να συλλέγετε δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα μόνο για καθορισμένους, σαφείς και νόμιμους σκοπούς και να μην τα επεξεργάζεστε με τρόπο που δεν συνάδει με τους σκοπούς αυτούς. Καθορίστε τους λόγους και τους σαφείς στόχους για τη χρήση του CleverControl και εξηγήστε τους στους υπαλλήλους. Σε περίπτωση που οι στόχοι αυτοί αλλάξουν, φροντίστε να ενημερώσετε το προσωπικό για τις αλλαγές αυτές.

Βεβαιωθείτε ότι οι υπάλληλοί σας έχουν δώσει τη συγκατάθεσή τους για την παρακολούθηση. Συνιστούμε να το κάνετε γραπτώς. Το έγγραφο πρέπει να είναι πολύ σαφές σχετικά με το τι συμφωνούν οι εργαζόμενοι. Οι εργαζόμενοι έχουν το δικαίωμα να ανακαλέσουν τη συγκατάθεσή τους ανά πάσα στιγμή.

Ο ΓΚΠΔ σας ενθαρρύνει να συλλέγετε μόνο τα δεδομένα που είναι απολύτως απαραίτητα για τους νόμιμους επιχειρηματικούς σκοπούς και τους στόχους σας για την παρακολούθηση. Αποφύγετε τη συλλογή υπερβολικών ή άσχετων πληροφοριών για τους υπαλλήλους σας.

Ανάλογα με τους στόχους σας, μπορεί να θέλετε να συλλέγετε διαφορετικές πληροφορίες και οι πληροφορίες αυτές μπορεί να διαφέρουν από ομάδα σε ομάδα ή ακόμη και από εργαζόμενο σε εργαζόμενο. Το CleverControl διαθέτει ευέλικτες ρυθμίσεις παρακολούθησης, επιτρέποντάς σας να ρυθμίσετε εύκολα τις πληροφορίες που συλλέγει το πρόγραμμα για κάθε εργαζόμενο.

Σύμφωνα με τον ΓΚΠΔ, τα άτομα έχουν το δικαίωμα πρόσβασης στα δεδομένα τους, αντίρρησης, διόρθωσης ανακριβειών και αίτησης διαγραφής δεδομένων. Διαθέστε μια διαδικασία για την άμεση ανταπόκριση σε αυτά τα αιτήματα.

Δείτε πώς η CleverControl μπορεί να σας βοηθήσει να τηρείτε τα δικαιώματα των εργαζομένων:

• μπορείτε να παρέχετε στους υπαλλήλους πρόσβαση στα συλλεγμένα δεδομένα με τη λειτουργία Αναφορές. Οι αναφορές περιέχουν όλα τα συλλεχθέντα δεδομένα για οποιαδήποτε περίοδο και χρήστη σε βολική μορφή. Μπορείτε να τις κατεβάσετε και να τις στείλετε στους υπαλλήλους ανά πάσα στιγμή.
• Οι εργαζόμενοι μπορούν να εγκαταστήσουν το CleverControl στους υπολογιστές τους ακολουθώντας έναν ειδικό σύνδεσμο ή χρησιμοποιώντας το αρχείο εγκατάστασης που παρέχετε. Αυτός είναι ένας από τους τρόπους με τους οποίους μπορούν να εκφράσουν ρητά τη συγκατάθεσή τους στην παρακολούθηση.
• Το CleverControl αποθηκεύει όλα τα δεδομένα που συλλέγονται στον υπολογιστή που παρακολουθείται πριν τα παραδώσει στο ταμπλό παρακολούθησης. Μπορείτε να διαγράψετε αμέσως όλα ή έναν συγκεκριμένο τύπο δεδομένων από τον συγκεκριμένο υπολογιστή χρησιμοποιώντας το ταμπλό.
• Το CleverControl Cloud αποθηκεύει τα δεδομένα που συλλέγονται στον ηλεκτρονικό πίνακα ελέγχου για 1 έως 12 μήνες, ανάλογα με τον τύπο των δεδομένων. Μετά από αυτό, διαγράφονται αυτόματα οριστικά χωρίς δυνατότητα ανάκτησης. Προς το παρόν, δεν υπάρχει δυνατότητα διαγραφής των δεδομένων με μη αυτόματο τρόπο. Ωστόσο, μπορείτε να αφαιρέσετε τον υπολογιστή από το ταμπλό σας και όλα τα δεδομένα που σχετίζονται με αυτόν θα αφαιρεθούν επίσης.
• Το CleverControl On-Premise και το CleverControl Local for Small Business σας δίνουν τον πλήρη έλεγχο των δεδομένων που συλλέγονται, καθώς τα δεδομένα παραμένουν στις εγκαταστάσεις της εταιρείας σας. Ορίστε και τηρήστε συγκεκριμένες περιόδους διατήρησης δεδομένων για τα δεδομένα παρακολούθησης των εργαζομένων. Μόλις τα δεδομένα δεν χρειάζονται πλέον για τον προβλεπόμενο σκοπό τους, θα πρέπει να διαγράφονται με ασφάλεια.

Ο ΓΚΠΔ απαιτεί να έχει πρόσβαση στα δεδομένα μόνο το προσωπικό που τα επεξεργάζεται.

Στην CleverControl, δεν έχουμε καμία πρόσβαση στα αρχεία καταγραφής παρακολούθησης που συλλέγονται - όλα τα δεδομένα επεξεργάζονται αυτόματα και αποθηκεύονται με κρυπτογραφημένο τρόπο. Μόνο ο ιδιοκτήτης του λογαριασμού CleverControl έχει πρόσβαση στις συλλεγμένες πληροφορίες. Για να παραμείνετε συμβατοί με τον GDPR, μοιραστείτε αυτή την πρόσβαση μόνο με τους διαχειριστές που διενεργούν αξιολογήσεις εργαζομένων με βάση τα συλλεχθέντα δεδομένα. Βεβαιωθείτε ότι μόνο το εξουσιοδοτημένο προσωπικό μπορεί να δει τα αρχεία καταγραφής παρακολούθησης.

Το CleverControl On-Premise και το CleverControl Local for Small Business σχεδιάστηκαν ειδικά για να παρέχουν στην εταιρεία τον πλήρη έλεγχο του τρόπου αποθήκευσης και επεξεργασίας των δεδομένων και του ποιος μπορεί να έχει πρόσβαση σε αυτά.

Εκπαιδεύστε τους υπαλλήλους σας σχετικά με τη συμμόρφωση με τον ΓΚΠΔ και τις πολιτικές προστασίας δεδομένων της εταιρείας σας, ιδίως όσους εμπλέκονται στην παρακολούθηση και την επεξεργασία δεδομένων.

Η εφαρμογή του CleverControl με ταυτόχρονη συμμόρφωση με τον GDPR είναι απαραίτητη για τους οργανισμούς που στοχεύουν στην παρακολούθηση των δραστηριοτήτων των εργαζομένων στην ΕΕ, σεβόμενοι παράλληλα τα δικαιώματα προστασίας των δεδομένων τους. Ακολουθώντας τις κατευθυντήριες γραμμές που περιγράφονται σε αυτό το άρθρο, όπως η ελαχιστοποίηση των δεδομένων, η διαφάνεια, η συγκατάθεση και τα ισχυρά μέτρα ασφαλείας, μπορείτε να επιτύχετε μια ισορροπία μεταξύ της αποτελεσματικής παρακολούθησης των εργαζομένων και της συμμόρφωσης με τον GDPR.

Να θυμάστε ότι ο ΓΚΠΔ είναι ένας δυναμικός κανονισμός και η ενημέρωση για τυχόν αλλαγές στο νόμο είναι ζωτικής σημασίας. Οι τακτικοί έλεγχοι, η εκπαίδευση των εργαζομένων και οι νομικές συμβουλές, όταν χρειάζεται, αποτελούν μέρος της συνεχούς διαδικασίας για να διασφαλίσετε ότι η εφαρμογή του CleverControl σας ευθυγραμμίζεται με τις αρχές του GDPR.

Η ενσωμάτωση αυτών των πρακτικών στην προσέγγιση του οργανισμού σας στο CleverControl θα σας βοηθήσει όχι μόνο να διατηρήσετε το απόρρητο των δεδομένων, αλλά και να ενισχύσετε την εμπιστοσύνη και τη διαφάνεια μεταξύ των εργαζομένων σας. Η επίτευξη αυτής της ισορροπίας δεν είναι απλώς μια νομική απαίτηση- είναι μια απόδειξη της δέσμευσής σας να σέβεστε τα δικαιώματα των ατόμων και να διασφαλίζετε τα προσωπικά τους δεδομένα. Να θυμάστε ότι η προστασία των δεδομένων και η συμμόρφωση αποτελούν συνεχείς ευθύνες και βασικά στοιχεία των υπεύθυνων και ηθικών επιχειρηματικών πρακτικών στον σημερινό κόσμο που καθοδηγείται από τα δεδομένα.