Wie man CleverControl in Übereinstimmung mit der GDPR implementiert

Bitte beachten Sie, dass dieser Artikel eine Empfehlung ist und keine Rechtsberatung ersetzen soll. Die Einhaltung der DSGVO ist ein komplexes Rechtsgebiet, und die hier bereitgestellten Informationen dienen nur der allgemeinen Orientierung. Um die vollständige Einhaltung der DSGVO durch Ihr Unternehmen zu gewährleisten, sollten Sie unbedingt einen qualifizierten Anwalt in Ihrer Region konsultieren, der auf Datenschutzgesetze und den Schutz der Privatsphäre spezialisiert ist. Dieser Artikel sollte als Ausgangspunkt für Ihre Nachforschungen betrachtet werden und nicht als Ersatz für eine professionelle Rechtsberatung.

Die Allgemeine Datenschutzverordnung (GDPR) ist ein umfassendes Datenschutzgesetz, das 2018 von der Europäischen Union (EU) erlassen wurde. Ihr Hauptziel ist es, Einzelpersonen mehr Kontrolle über personenbezogene Daten zu geben, die von "für die Verarbeitung Verantwortlichen" erfasst werden, und die Datenschutzbestimmungen in den EU-Mitgliedstaaten zu harmonisieren. "Für die Verarbeitung Verantwortliche" sind Einzelpersonen, Unternehmen, Organisationen oder andere Stellen, die Informationen sammeln.

Die Datenschutz-Grundverordnung beruht auf mehreren Grundprinzipien:

• Zweckbindung: Daten sollten nur für den Zweck erhoben und verarbeitet werden, für den sie bestimmt sind;
• Transparenz und Information über die Datenverarbeitung;
• Rechtmäßige und faire Datenverarbeitung: Der für die Verarbeitung Verantwortliche sollte über eine Rechtsgrundlage verfügen und im besten Interesse der Person handeln;
• Minimierung der Datenerhebung: Es sollte nur die unbedingt erforderliche Menge an Daten erhoben und verarbeitet werden;
• Richtigkeit der erhobenen Daten: Der für die Verarbeitung Verantwortliche sollte angemessene Maßnahmen ergreifen, um über möglichst genaue Daten zu verfügen;
• Begrenzte Speicherdauer: Der für die Verarbeitung Verantwortliche sollte personenbezogene Daten, die nicht mehr benötigt werden, löschen;
• Garantien für die Sicherheit und Vertraulichkeit der Daten: Nur das befugte Personal des für die Verarbeitung Verantwortlichen sollte Zugang zu den gesammelten Daten haben;
• Verantwortlichkeit: Der für die Verarbeitung Verantwortliche ist für die Einhaltung der DSGVO verantwortlich.

Darüber hinaus gewährt die DSGVO Einzelpersonen Rechte wie das Recht auf Zugang, Berichtigung und Löschung ihrer Daten sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit. Organisationen müssen sich an diese Grundsätze halten und die Datenschutzrechte von Personen schützen, wenn sie Daten von Personen in der Europäischen Union erheben.

Studieren Sie die DSGVO, um ihre wichtigsten Grundsätze, Anforderungen und Verpflichtungen zu verstehen, insbesondere wie sie sich auf die Überwachung und Verarbeitung von Mitarbeiterdaten beziehen. Im Zweifelsfall sollten Sie sich von Experten, die sich mit der DSGVO und den Datenschutzgesetzen auskennen, rechtlich beraten lassen, um sicherzustellen, dass Ihre Überwachungspraktiken mit den rechtlichen Anforderungen übereinstimmen.

Ehrlichkeit ist immer die beste Politik, und wenn es um die Erfassung personenbezogener Daten geht, ist sie von größter Bedeutung. Laut GDPR hat die Person das Recht zu wissen, dass Sie ihre persönlichen Daten sammeln, also müssen Sie die Mitarbeiterüberwachung offen umsetzen. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter vor der Installation von CleverControl, dass Sie ihre Aktivitäten auf den Arbeitscomputern überwachen und folglich ihre Daten erfassen wollen.

Erläutern Sie, welche Daten Sie genau erheben werden und wie Sie diese verarbeiten und nutzen werden.

Die DSGVO verlangt, dass Sie personenbezogene Daten nur für festgelegte, eindeutige und rechtmäßige Zwecke erfassen und sie nicht in einer Weise verarbeiten, die mit diesen Zwecken unvereinbar ist. Definieren Sie Gründe und klare Ziele für die Nutzung von CleverControl und erklären Sie diese den Mitarbeitern. Sollten sich diese Ziele ändern, stellen Sie sicher, dass Sie die Mitarbeiter über diese Änderungen informieren.

Vergewissern Sie sich, dass Ihre Mitarbeiter in Kenntnis der Sachlage ihre Zustimmung zur Überwachung gegeben haben. Wir empfehlen, dies in schriftlicher Form zu tun. Aus dem Dokument sollte klar hervorgehen, wozu sich die Mitarbeiter bereit erklären. Die Mitarbeiter haben das Recht, ihre Zustimmung jederzeit zu widerrufen.

Die DSGVO ermutigt Sie, nur die Daten zu erfassen, die für legitime Geschäftszwecke und Ihre Überwachungsziele unbedingt erforderlich sind. Vermeiden Sie es, übermäßige oder irrelevante Informationen über Ihre Mitarbeiter zu sammeln.

Je nach Ihren Zielen möchten Sie vielleicht verschiedene Informationen sammeln, und diese Informationen können von Team zu Team oder sogar von Mitarbeiter zu Mitarbeiter variieren. CleverControl verfügt über flexible Überwachungseinstellungen, mit denen Sie einfach konfigurieren können, welche Informationen das Programm über jeden Mitarbeiter sammelt.

Nach der DSGVO haben Einzelpersonen das Recht, auf ihre Daten zuzugreifen, Widerspruch einzulegen, Ungenauigkeiten zu berichtigen und die Löschung von Daten zu verlangen. Verfügen Sie über ein Verfahren, um auf diese Anfragen umgehend zu reagieren.

Hier erfahren Sie, wie CleverControl Ihnen helfen kann, die Rechte Ihrer Mitarbeiter zu wahren:

• können Sie Ihren Mitarbeitern mit der Funktion "Berichte" Zugang zu den gesammelten Daten gewähren. Die Berichte enthalten alle erfassten Daten für einen beliebigen Zeitraum und Benutzer in einem praktischen Format. Sie können sie jederzeit herunterladen und an Ihre Mitarbeiter senden.
• Mitarbeiter können CleverControl auf ihren Computern installieren, indem sie einem speziellen Link folgen oder die von Ihnen bereitgestellte Installationsdatei verwenden. Dies ist eine der Möglichkeiten, wie sie ausdrücklich ihre Zustimmung zur Überwachung ausdrücken können.
• CleverControl speichert alle gesammelten Daten auf dem überwachten Computer, bevor sie an das Überwachungs-Dashboard weitergeleitet werden. Sie können alle oder eine bestimmte Art von Daten sofort von diesem Computer über das Dashboard löschen.
• CleverControl Cloud speichert gesammelte Daten auf dem Online-Dashboard für 1 bis 12 Monate, je nach Datentyp. Danach werden sie automatisch und dauerhaft gelöscht, ohne die Möglichkeit der Wiederherstellung. Zurzeit gibt es keine Möglichkeit, die Daten manuell zu löschen. Sie können jedoch den Computer aus Ihrem Dashboard entfernen, und alle mit ihm verbundenen Daten werden ebenfalls entfernt.
• CleverControl On-Premise und CleverControl Local for Small Business geben Ihnen die volle Kontrolle über die gesammelten Daten, da die Daten in Ihrem Unternehmen verbleiben. Definieren Sie spezifische Aufbewahrungsfristen für Mitarbeiterüberwachungsdaten und halten Sie diese ein. Sobald die Daten nicht mehr für den vorgesehenen Zweck benötigt werden, sollten sie sicher gelöscht werden.

Die Datenschutz-Grundverordnung verlangt, dass nur das Personal, das die Daten verarbeitet, Zugang zu ihnen haben sollte.

Bei CleverControl haben wir keinen Zugriff auf die gesammelten Überwachungsprotokolle - alle Daten werden automatisch verarbeitet und verschlüsselt gespeichert. Nur der CleverControl-Kontoinhaber hat Zugriff auf die gesammelten Informationen. Um mit der GDPR konform zu bleiben, teilen Sie diesen Zugang nur mit Managern, die Mitarbeiterbeurteilungen basierend auf den gesammelten Daten durchführen. Stellen Sie sicher, dass nur autorisiertes Personal die Überwachungsprotokolle einsehen kann.

CleverControl On-Premise und CleverControl Local for Small Business wurden speziell entwickelt, um dem Unternehmen die volle Kontrolle darüber zu geben, wie die Daten gespeichert und verarbeitet werden - und wer darauf zugreifen kann.

Schulen Sie Ihre Mitarbeiter in Bezug auf die Einhaltung der DSGVO und die Datenschutzrichtlinien Ihres Unternehmens, insbesondere diejenigen, die an der Datenüberwachung und -verarbeitung beteiligt sind.

Die Implementierung von CleverControl bei gleichzeitiger Einhaltung der GDPR ist für Unternehmen, die die Aktivitäten ihrer Mitarbeiter in der EU überwachen und gleichzeitig deren Datenschutzrechte respektieren wollen, unerlässlich. Wenn Sie die in diesem Artikel beschriebenen Richtlinien befolgen, wie z. B. Datenminimierung, Transparenz, Zustimmung und robuste Sicherheitsmaßnahmen, können Sie ein Gleichgewicht zwischen effektiver Mitarbeiterüberwachung und GDPR-Compliance herstellen.

Denken Sie daran, dass die DSGVO eine dynamische Verordnung ist, und dass es entscheidend ist, mit allen Änderungen des Gesetzes auf dem Laufenden zu bleiben. Regelmäßige Audits, Mitarbeiterschulungen und bei Bedarf rechtliche Beratung sind Teil des laufenden Prozesses, um sicherzustellen, dass Ihre CleverControl-Implementierung mit den GDPR-Grundsätzen übereinstimmt.

Die Einbeziehung dieser Praktiken in den CleverControl-Ansatz Ihres Unternehmens wird Ihnen nicht nur helfen, den Datenschutz zu wahren, sondern auch das Vertrauen und die Transparenz unter Ihren Mitarbeitern zu fördern. Dieses Gleichgewicht zu finden, ist nicht nur eine gesetzliche Anforderung, sondern auch ein Beweis für Ihr Engagement, die Rechte des Einzelnen zu respektieren und seine persönlichen Daten zu schützen. Denken Sie daran, dass Datenschutz und Compliance ständige Aufgaben und wesentliche Elemente verantwortungsvoller und ethischer Geschäftspraktiken in der datengesteuerten Welt von heute sind.