Как да внедрим CleverControl в съответствие с GDPR

Моля, имайте предвид, че тази статия е препоръка и не е предназначена да замести правен съвет. Съответствието с GDPR е сложна област от правото и предоставената тук информация е само за общи насоки. От съществено значение е да се консултирате с квалифициран адвокат във вашия район, който е специализиран в законите за защита на данните и поверителността, за да гарантирате пълното съответствие на вашата организация с GDPR. Тази статия трябва да се счита за отправна точка за вашето проучване, а не като заместител на професионален правен съвет.

The General Data Protection Regulation (GDPR) is a comprehensive data privacy and protection law enacted by the European Union (EU) in 2018. Its primary aim is to give individuals more control over personal data collected by "controllers" and to harmonize data protection regulations across the EU member states. "Controllers" are individuals, businesses, organizations, or other bodies that collect information.

GDPR се основава на няколко основни принципа:

• ограничения на целите: данните трябва да се събират и обработват само за целта, за която са предназначени;
• прозрачност и информация относно обработката на данни;
• законосъобразно и честно обработване на данни: администраторът трябва да има правно основание и да работи в най-добрия интерес на лицето;
• минимизиране на събирането на данни: трябва да се събира и обработва само строго необходимото количество данни;
• точност на събраните данни: администраторът трябва да предприеме разумни мерки, за да разполага с възможно най-точните данни;
• ограничена продължителност на съхранение: администраторът трябва да изтрие личните данни, които вече не са необходими;
• гаранции за сигурност и поверителност на данните: само упълномощен персонал на администратора трябва да има достъп до събраните данни;
• отчетност: администраторът е отговорен за спазването на GDPR.

Освен това GDPR предоставя на лицата права като правото на достъп, коригиране и изтриване на техните данни, както и правото на преносимост на данните. Организациите трябва да се придържат към тези принципи и да защитават правата за поверителност на лицата, ако събират данни от лица в Европейския съюз.

Проучете GDPR, за да разберете основните му принципи, изисквания и задължения, особено как се прилагат към наблюдението и обработката на данни на служителите. Когато се съмнявате, потърсете правен съвет от експерти, добре запознати с GDPR и законите за поверителност на данните, за да сте сигурни, че вашите практики за наблюдение са в съответствие със законовите изисквания.

Честността винаги е най-добрата политика, а когато става въпрос за събиране на лични данни, тя е от първостепенно значение. Съгласно GDPR, лицето има право да знае, че събирате личните му данни, така че трябва да прилагате открито наблюдение на служителите. Преди да инсталирате CleverControl, информирайте служителите си, че искате да наблюдавате дейността им на работните компютри и съответно да събирате техните данни.

Обяснете какви точно данни ще събирате и как ще ги обработвате и използвате.

GDPR изисква да събирате лични данни само за определени, изрични и легитимни цели и да не ги обработвате по начин, който е несъвместим с тези цели. Дефинирайте причините и ясните цели за използването на CleverControl и ги обяснете на служителите. Ако тези цели се променят, не забравяйте да информирате персонала за тези промени.

Уверете се, че вашите служители са дали информирано съгласие за наблюдение. Препоръчваме да го направите в писмена форма. Документът трябва да бъде много ясен относно това, с какво се съгласяват служителите. Служителите имат право да оттеглят съгласието си по всяко време.

GDPR ви насърчава да събирате само данните, които са строго необходими за законни бизнес цели и вашите цели за наблюдение. Избягвайте да събирате прекомерна или неуместна информация за вашите служители.

В зависимост от вашите цели може да поискате да съберете разнообразна информация и тази информация може да варира от екип на екип или дори от служител на служител. CleverControl идва с гъвкави настройки за наблюдение, което ви позволява лесно да конфигурирате каква информация да събира програмата за всеки служител.

Съгласно GDPR лицата имат право на достъп до своите данни, възражение, коригиране на неточности и искане за изтриване на данни. Разполагате с процес за незабавен отговор на тези искания.

Ето как CleverControl може да ви помогне да спазвате правата на служителите:

• можете да предоставите на служителите достъп до събраните данни с функцията за отчети. Отчетите съдържат всички събрани данни за всеки период и потребител в удобен формат. Можете да ги изтеглите и изпратите на служителите по всяко време.
• служителите могат да инсталират CleverControl на своите компютри, като следват специална връзка или използват инсталационния файл, който предоставяте. Това е един от начините те изрично да изразят съгласието си за наблюдение.
• CleverControl съхранява всички събрани данни на наблюдавания компютър, преди да ги достави на таблото за наблюдение. Можете да изтриете всички или определен тип данни незабавно от този компютър с помощта на таблото за управление.
• CleverControl Cloud съхранява събраните данни на онлайн таблото за управление от 1 до 12 месеца, в зависимост от типа на данните. След това автоматично се изтрива за постоянно без възможност за възстановяване. В момента няма опция за ръчно изтриване на данните. Можете обаче да премахнете компютъра от таблото си за управление и всички данни, свързани с него, също ще бъдат премахнати.
• CleverControl On-Premise и CleverControl Local за малък бизнес ви дават пълен контрол върху събраните данни, тъй като данните остават в помещенията на вашата компания. Определете и се придържайте към конкретни периоди на съхранение на данни за данните за наблюдение на служителите. След като данните вече не са необходими за предназначението им, те трябва да бъдат изтрити по сигурен начин.

GDPR изисква само персоналът, който обработва данните, да има достъп до тях.

В CleverControl нямаме никакъв достъп до събраните регистрационни файлове за наблюдение - всички данни се обработват автоматично и се съхраняват по криптиран начин. Само собственикът на акаунта в CleverControl има достъп до събраната информация. За да останете в съответствие с GDPR, споделете този достъп само с мениджъри, които извършват оценки на служителите въз основа на събраните данни. Уверете се, че само оторизиран персонал може да преглежда регистрационните файлове за наблюдение.

CleverControl On-Premise и CleverControl Local за малък бизнес са специално проектирани, за да дадат на компанията пълен контрол върху това как данните се съхраняват и обработват - и кой има достъп до тях.

Обучете служителите си за съответствие с GDPR и политиките за защита на данните на вашата компания, особено тези, които участват в наблюдението и обработката на данни.

Внедряването на CleverControl, като същевременно се поддържа съответствие с GDPR, е от съществено значение за организации, които имат за цел да наблюдават дейностите на служителите в ЕС, като същевременно зачитат техните права за поверителност на данните. Като следвате насоките, посочени в тази статия, като минимизиране на данните, прозрачност, съгласие и стабилни мерки за сигурност, можете да постигнете баланс между ефективното наблюдение на служителите и спазването на GDPR.

Не забравяйте, че GDPR е динамична регулация и е от решаващо значение да сте в крак с всички промени в закона. Редовните одити, обучението на служителите и правните консултации, когато е необходимо, са част от текущия процес, за да се гарантира, че внедряването на CleverControl е в съответствие с принципите на GDPR.

Включването на тези практики в подхода на вашата организация към CleverControl не само ще ви помогне да запазите поверителността на данните, но и ще насърчи доверието и прозрачността сред вашите служители. Постигането на този баланс не е просто законово изискване; това е доказателство за вашия ангажимент за зачитане на правата на хората и защита на техните лични данни. Не забравяйте, че защитата на данните и съответствието са постоянни отговорности и основни елементи на отговорни и етични бизнес практики в днешния свят, управляван от данни.